Von der Sekretärin zum persönlichen Manager: Der Aufstieg der virtuellen Assistenten

Telefonate entgegennehmen, Blogeinträge schreiben, Social Media-Accounts managen, Rechnungen aufsetzen, die Finanzplanung übernehmen – und das alles auf einmal. Gibt es nicht? Gibt es doch! Während die Wissenschaft es immer noch nicht geschafft hat, die eierlegende Wollmilchsau zu erschaffen, gibt es sie in der Arbeitswelt schon längst. Sie nennen sich virtuelle Assistenten (VA) und sind so etwas wie die Schweizer Taschenmesser der digitalen Ära: Es gibt wenig, das sie nicht können und kaum etwas, das sie nicht bereit sind zu lernen. Mit ihren vielfältigen Talenten von WordPress Organisation bis Buchhaltung sind sie dabei weniger Sekretäre, sondern vielmehr persönliche Manager.

Diana Ennen und Kelly Poelker, selbst virtuelle Assistentinnen und Autorinnen der VA-Bibel Virtual Assistant. The Series definieren die virtuellen Assistenten als „hochqualifizierte und hochspezialisierte Fachleute, die Unternehmer, Manager, Verkaufsprofis und all diejenigen unterstützen, die mehr Arbeit als Zeit haben.

Von der Sekretärin zur virtuellen Assistentin

Ein virtueller Assistent ist also ein externer Fachmann, der Firmen oder Unternehmen bei gewissen Aufgaben unter die Arme greift. Je nach Qualifikation des Assistenten und Kundenwunsch umfasst der Aufgabenbereich der VA dabei so unterschiedliche Felder wie Kundenrecherche, Organisation von Reisen, Marketingberatung, das Abtippen von Protokollen, Übersetzungen oder Webseitenbetreuung. Einige virtuelle Assistenten arbeiten als Freelancer, andere nutzen spezielle Agenturen für die Kundenvermittlung, während wiederum andere eigenständige Unternehmer sind.

Während es persönliche Assistenten und Sekretäre natürlich schon seit dem Beginn des 19. Jahrhunderts gibt, wurde der Begriff „virtueller Assistent“ laut Ennen und Poelker im Jahr 1997 zum ersten Mal verwendet. Demnach war es Lifecoach Thomas Leonard, der in einem Interview davon berichtete, wie eine Assistentin so ziemlich alles für ihn managte, wozu er selbst keine Zeit fand. Da er diese Assistentin allerdings noch nie persönlich getroffen hatte, nannte er sie seine virtuelle Assistentin. Ein neuer Beruf war geboren.

Trendjob Virtueller Assistent

Dennoch war der Beruf in dieser Zeit noch eine Seltenheit. Vor zehn Jahren gab es gerade mal eine Handvoll VAs, heutzutage boomt der Job – ermöglicht durch das Internet und die weltweit voranschreitende Digitalisierung. Zwar gibt es nur grobe Schätzungen über die genaue Anzahl von virtuellen Assistenten weltweit, doch der Trend zeigt klar nach oben. Mit Statistiken, die voraussagen, dass der Online-Arbeitsmarkt bis 2018 einen Wert von rund 4,4 Milliarden Euro haben wird, steigt die Nachfrage nach virtuellen Assistenten weiter.

VA Google Trend

Outsourcing ist also keine Modeerscheinung mehr, sondern längst Realität. Je komplexer die Aufgaben sind, je globaler Firmen arbeiten und je spezialisierter unsere Berufe werden, Firmen auf das Verlagern von Aufgaben. Callcenter in Osteuropa, Webdesigner aus Indien oder Produktionsstätten in China sind die Ausmaße von Outsourcing bei großen Konzernen. Doch auch Kleinbetriebe, Solopreneure und mittelständische Onlineunternehmer sind auf externe Hilfe angewiesen. Seitdem Tim Ferris 2007 in seinem bahnbrechendem Bestseller zur vierstündigen Arbeitswoche die Weichen für Online-Unternehmen legte und die Idee der virtuellen Assistenten ins Spiel brachte, boomt der Begriff.

Mutter + Vollzeitstelle = Virtuelle Assistentin

Es war auch zu ungefähr dieser Zeit, als Zeina Barker zum ersten Mal den BZeina Barkeregriff hörte. Sie war gerade Mutter geworden und wollte einerseits mehr Zeit mir ihrer Familie verbringen, andererseits aber auch wieder in ihren Job zurückkehren. Doch auch wenn ihre Arbeit mit internationalen Unternehmen der Londonerin viel Freude bereitete, stundenlanges Pendeln wollte sie dabei nicht mehr in Kauf nehmen. Gleichzeitig arbeiten und mehr Zeit zu Hause verbringen, schien daher zunächst nicht machbar – bis sie über die Onlinestellenbörse People per Hour stieß: „Hier beschloss ich dann, meine Erfahrung und meine Ausbildung zu nutzen, um ganz neu als virtuelle Assistentin anzufangen. Das ist nun sieben Jahre her, aber ich habe es nie bereut. Es war zwar nicht immer einfach und ist auch jetzt noch oft eine Herausforderung, aber gleichzeitig auch unglaublich erfüllend“ erklärt sie gegenüber den Netzpiloten. Barker arbeitet immer noch hin und wieder als Freelancerin, betreibt aber gleichzeitg auch ihre eigene VA-Firma vefficient.

Barkers Weg zur virtuellen Assistentin verkörpert einen weiteren Trend dieses Berufs: Nach Umfrage der Virtual Assistant Networking Association sind 96,8 Prozent der Befragten Frauen und über drei Viertel haben Kinder. Das zeigt, dass Mütter weder bei der Familie noch in ihrem Job zurückstecken wollen. Gerade in den USA entscheiden sich viele Frauen für das Arbeitsmodell der „work-at-home-Mom“, also der berufstätigen Mutter im Homeoffice.

„Ich werde für´s Lernen bezahlt“

Die Vielfalt der Aufgaben und der leichte Einstieg in den Job als virtuelle Assistentin könnten Gründe dafür sein, warum viele Frauen als Neulinge in der digitalen Arbeitswelt gerade diesen Onlineberuf wählen. „Virtueller Assistent ist ein idealer Einstiegsberuf für alle, die noch nie online gearbeitet haben“ sagt etwa Vera Ruttkowski, eine der bekanntesten deutschen virtuellen Assistentinnen, im Netzpiloten-Gespräch. Ruttkowski arbeitet seit gut zwei Jahren als virtuelle Assistentin und betreut mittlerweile als SelVera Rutkowskibstständige sechs feste Kunden. Ihre Dienstleistungen reichen unter anderem von Blogbetreuung über Finanzmanagement bis hin zur Social Media-Betreuung. Gerade diese Abwechslung, gepaart mit dem steten Lernprozess durch immer neue Aufgaben, machen den Beruf so attraktiv für sie: „Es ist unglaublich spannend, mit meinen Kunden mitzuwachsen. Ich habe die Chance, sehr viel Neues zu lernen – und werde dafür auch noch bezahlt. Was will man mehr?!“

Auch Zeina Barker, die sich auf e-Marketing, Projektmanagement und Übersetzungen (sie spricht Englisch, Französisch und Arabisch) spezialisiert hat, liebt die Vielfalt ihres Arbeitsalltags. „Alle Kunden sind sehr verschieden und bei mir gleicht wirklich kein Tag dem anderen. So wird es nie langweilig!“

Selbstverständlich erfordert eine solch freie Form der Arbeit aber auch straffe Selbstorganisation, Disziplin, Zuverlässigkeit, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Offenheit für Neues und Flexibilität. „Das schwierigste an dem Job ist für mich das Organisieren meiner Zeit“ sagt Ruttkowski. Barker wiederum glaubt, dass die virtuelle Kommunikation mit Kunden per E-Mail oder Skype manchmal mehr Zeit raubt als spart.

Dennoch lieben sowohl Barker als auch Ruttkowski ihren Beruf. Neben der eigentlichen Arbeit ist es vor allem eins, das sie an ihrer Tätigkeit schätzen – ihre Unabhängigkeit. Für Barker ist dies ein unglaublicher Ansporn: „Ich kann alles machen, was ich will, es gibt wirklich keine Grenzen für meine Fähigkeiten. Ich finde das sehr erfüllend und motivierend!“


Image „Laptop“ by partshah000 (CC0 Public Domain)


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Marinela Potor

Marinela Potor

begann ihren journalistischen Werdegang bei kleinen Lokalzeitungen und arbeitete dann während ihres Studiums als Reporterin für den Universitätsradiosender. Ihr Volontariat machte sie bei Radio Jade in Wilhelmshaven. Seit 2010 hat sie ihren Rucksack gepackt und bereist seitdem rastlos die Welt – und berichtet als freie Journalistin darüber. Über alle „inoffiziellen“ Geschichten schreibt sie in ihrem eigenen Blog fest. Mitglied des Netzpiloten Blogger Networks.

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