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Warum glückliche Mitarbeiter besser arbeiten

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Stephanie Greenstreet startet ihren Arbeitstag oft mit einer Yogastunde. Danach gratuliert sie vielleicht einem Kollegen zum neuen Baby und überreicht ihm einen Strampler. Nach dem Mittagessen mit Kollegen gönnt sie sich dann oft ein Eis und einen Spaziergang im Park. Danach schaut sie sich möglicherweise eine neue Produktpräsentation an, um den Arbeitstag dann gemütlich mit Kollegen bei einem Bierchen ausklingen zu lassen.

Stephanie Greenstreet ist Feelgood Managerin bei der Wissenschaftsplattform ResearchGate. Ihre ganz offizielle Arbeitsbeschreibung ist es, ihre Teamkollegen bei Laune zu halten. So klingt es auch eher nach Bespaßung als nach Arbeit, wenn Greenstreet gegenüber den Netzpiloten ihre Aufgaben beschreibt:

„Ich helfe neuen Kollegen dabei, sich einzugewöhnen und organisiere verschiedene kleinere und größere Teamevents, wie beispielsweise unsere Yogaklasse, unsere Weihnachtspartys, Stammtische oder Unternehmensmarathons, in denen wir alle laufen gehen. Kurz gesagt, ich arbeite mit unserem Geschäftsführer Ijad Madisch daran, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen.“

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Ijad Madisch and Stephanie Greenstreet (image by Stephanie Greenstreet)

Wohlfühl-Manager gibt es in Deutschland erst seit wenigen Jahren. Doch viele Unternehmen haben erkannt, dass sie in Zeiten von Fachkräftemangel und Rekordunzufriedenheit im Job, ihre Mitarbeiter bei der Stange halten müssen. Interessanterweise zeigen Umfragen, dass Angestellte dabei nicht mehr so viel Wert auf das Materielle legen. In ihrem aktuellen Praxispapier zum Performance Management stellt die Deutsche Gesellschaft für Personalführung fest, dass den neuen Arbeitnehmern der Generation Y Selbständigkeit und Flexibilität wichtiger sind als Geld. Mitarbeiter wollen also keinen Dienstwagen oder ein Büro mit Aussicht, sie wollen Erfüllung im Job und Spaß bei der Arbeit.

Frustfaktor Großraumbüros

Feelgood Manager sind dabei ein Weg,  um ein gutes Betriebsklima zu schaffen. Andere Firmen wiederum sollten sich auf die Architektur konzentrieren. So hat beispielsweise eine Umfrage des Schweizer Sekretariats für Wirtschaft, SECO, ergeben, dass die bei Unternehmen so beliebten Großraumbüros das Betriebsklima stark belasten können, wenn die Angestellten zu wenig Raum, schlechtes Licht oder mangelnde Belüftung vorfinden.

Anstatt sich auf die Arbeit zu konzentrieren und jeden Morgen freudig ins Büro zu gehen, sind Mitarbeiter frustriert, weil sie ständig den Lärm der Schnellstraße hören oder dem Kollegen fast auf dem Schoß sitzen.

Gerade Lärm ist oft ein Faktor der unterschätzt wird. So schätzt etwa Markus Meis, Forscher für das Hörzentrum der Universität Oldenburg, dass die Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern durch Bürolärm um fünf bis zehn Prozent sinken kann. Das muss nicht unbedingt der Baulärm vor dem Büro sein, auch laute Gespräche von Mitarbeitern sind große Stressfaktoren. Denn Lärm löst eine Kette von negativen Reaktionen im Körper aus: Der Blutdruck kann steigen, manche bekommen Kopfschmerzen, andere wiederum leiden unter Muskelverspannungen oder Magenschmerzen. Diese Belastung kann oft schon mit mehr Raum zwischen den Schreibtischen erheblich verbessert werden.

Auch schlechtes Licht im Büro kann dazu führen, dass Mitarbeiter deprimiert werden. Wer ständig unter Halogenlampen arbeitet und kaum natürliches Licht sieht, fühlt sich bei der Arbeit schnell wie im Dauerwinter. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter sind unmotiviert, schlecht gelaunt und suchen wahrscheinlich in ihrer Arbeitszeit nach einem neuen Job. Wenn Unternehmen also beim Einrichten der Büros sparen oder auf diese Details nicht achten, wandern ihnen die Mitarbeiter sehr schnell ab.

SECO hat deshalb in seinem Report auch ausführliche Guidelines zusammengestellt, um selbst in den verhassten Großraumbüros so etwas wie eine gemütliche Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Dazu gehören eine vernünftige Belüftung, viel natürliches Licht, gute Lärmisolation, viel Platz zwischen Arbeitsstationen und Farbe an den Wänden.

Glückliche Mitarbeiter sind offener und kreativer

All das mag vielen Unternehmen ein wenig übertrieben vorkommen, aber glückliche Mitarbeiter sind enorm wichtig für einen Betrieb. Nicht nur, weil sie gerne zur Arbeit kommen und sich engagieren, sondern auch weil sie bessere Entscheidungen für das Unternehmen treffen.

In einer Studie für das Journal of Consumer Psychology hat Alice M. Isen gezeigt, dass zufriedene Mitarbeiter Informationen anders im Gehirn verarbeiten als ihre frustrierten Kollegen. Demnach treffen glückliche Angestellte sorgfältigere, effizientere, flexiblere und innovativere Entscheidungen. Wer mehr positiven Affekt im Job bekommt, geht nach Isen weniger unkalkulierbare Risiken ein, setzt sich aber auch viel mehr ein und denkt öfter um die Ecke und kommt so auf völlig neue Ideen. Glücklichsein spornt also offensichtlich unsere Kreativität an.

Und nicht nur das! Isen hat auch herausgefunden, dass zufriedene Mitarbeiter offener an ihre Arbeit herangehen: Sie sind weniger arrogant und begegnen anderen Menschen mit mehr Toleranz. „Sie haben nicht unbedingt weniger Vorurteile als andere Menschen,“ schreibt Isen in ihrer Studie, „aber sie gehen offener an Situationen heran und lassen auch andere Meinungen und Einstellungen schneller zu.“ Auch das führt natürlich dazu, dass Mitarbeiter zu kreativeren Lösungen kommen. Positiv gestimmte Mitarbeiter wirken sich laut Isen auch auf die Kundenzufriedenheit aus. Wer glücklicher ist, geht auch viel freundlicher an andere Menschen heran – und wer zuvorkommend behandelt wird, ist am Ende viel zufriedener mit dem Service.

Gemeinsames Lachen verbessert die Arbeitsstimmung

Doch wie bekommt man es hin, dass Mitarbeiter glücklich sind? Es reicht sicher nicht, ein nettes Büro einzurichten und einen Feelgood Manager hinzustellen. Der Schlüssel zu einem tollen Betriebsklima ist das gemeinsame Spaßhaben. Zusammen lachen macht glücklich, auch bei der Arbeit. Schon 1988 zeigte ein Forscherteam um Fritz Strack, dass Lächeln gute Laune macht. Demnach ist es dem Gehirn offenbar egal, ob wir wirklich lächeln oder uns ein Lächeln aufzwingen. Sobald wir unsere Lippen nach oben schieben, wird dem Gehirn signalisiert, dass wir glücklich sind und es werden automatisch Glückshormone freigesetzt.

Lächeln lässt uns offensichtlich auch besser lernen. Psychologin Kristy A. Nielson hat beispielsweise festgestellt, dass wir uns Dinge besser merken können, wenn wir bis spätestens 30 Minuten nach dem Aufnehmen der Information lächeln.

Das ist auch im Büro nicht anders. So zeigen die Wissenschaftler Adrian Gostick und Scott Christopher in einem Artikel zu den psychologischen Vorteilen von Humor auf, wie hilfreich Lachen bei der Arbeit sein kann. Wer öfter lacht, ist demzufolge seltener müde und kann so schneller, effizienter und produktiver arbeiten. Je humorvoller die Atmosphäre bei der Arbeit, desto glücklicher und produktiver sind die Mitarbeiter. Denn Humor verbindet und entkrampft.

Vorsicht vor zu viel guter Laune

Doch Vorsicht! Nicht immer ist gute Stimmung auch gut für das Arbeitsklima. Wer immer nur auf gut Wetter macht und dabei Konflikte vermeidet, tut sich langfristig keinen Gefallen. Die Wissenschaftler Dirk Lindenbaum und Peter J. Jordan behaupten deshalb, dass schlechte Laune ab und zu auch sehr hilfreich für das Betriebsklima sein kann. Ihre Studien haben nämlich gezeigt, dass einige Mitarbeiter nach einer konstruktiven Kritik tatsächlich besser arbeiten, als wenn sie immer nur gelobt werden. Nach Lindenbaum und Jordan fördert Kritik nämlich die Diskussionskultur. Damit sind Mitarbeiter motivierter, zu sagen, was ihnen nicht passt. Anstatt also immer zu behaupten, alles sei in Butter, kann so Kritik tatsächlich zu Verbesserungen führen. Manchmal muss man offensichtlich also die schlechte Laune einfach mal herauslassen.


Image „Paperclips“ by succo (CC0 Public Domain)


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Von der Sekretärin zum persönlichen Manager: Der Aufstieg der virtuellen Assistenten

laptop (Image by parthshah000 [CC0 Public Domain] via Pixabay)

Telefonate entgegennehmen, Blogeinträge schreiben, Social Media-Accounts managen, Rechnungen aufsetzen, die Finanzplanung übernehmen – und das alles auf einmal. Gibt es nicht? Gibt es doch! Während die Wissenschaft es immer noch nicht geschafft hat, die eierlegende Wollmilchsau zu erschaffen, gibt es sie in der Arbeitswelt schon längst. Sie nennen sich virtuelle Assistenten (VA) und sind so etwas wie die Schweizer Taschenmesser der digitalen Ära: Es gibt wenig, das sie nicht können und kaum etwas, das sie nicht bereit sind zu lernen. Mit ihren vielfältigen Talenten von WordPress Organisation bis Buchhaltung sind sie dabei weniger Sekretäre, sondern vielmehr persönliche Manager.

Diana Ennen und Kelly Poelker, selbst virtuelle Assistentinnen und Autorinnen der VA-Bibel Virtual Assistant. The Series definieren die virtuellen Assistenten als „hochqualifizierte und hochspezialisierte Fachleute, die Unternehmer, Manager, Verkaufsprofis und all diejenigen unterstützen, die mehr Arbeit als Zeit haben.

Von der Sekretärin zur virtuellen Assistentin

Ein virtueller Assistent ist also ein externer Fachmann, der Firmen oder Unternehmen bei gewissen Aufgaben unter die Arme greift. Je nach Qualifikation des Assistenten und Kundenwunsch umfasst der Aufgabenbereich der VA dabei so unterschiedliche Felder wie Kundenrecherche, Organisation von Reisen, Marketingberatung, das Abtippen von Protokollen, Übersetzungen oder Webseitenbetreuung. Einige virtuelle Assistenten arbeiten als Freelancer, andere nutzen spezielle Agenturen für die Kundenvermittlung, während wiederum andere eigenständige Unternehmer sind.

Während es persönliche Assistenten und Sekretäre natürlich schon seit dem Beginn des 19. Jahrhunderts gibt, wurde der Begriff „virtueller Assistent“ laut Ennen und Poelker im Jahr 1997 zum ersten Mal verwendet. Demnach war es Lifecoach Thomas Leonard, der in einem Interview davon berichtete, wie eine Assistentin so ziemlich alles für ihn managte, wozu er selbst keine Zeit fand. Da er diese Assistentin allerdings noch nie persönlich getroffen hatte, nannte er sie seine virtuelle Assistentin. Ein neuer Beruf war geboren.

Trendjob Virtueller Assistent

Dennoch war der Beruf in dieser Zeit noch eine Seltenheit. Vor zehn Jahren gab es gerade mal eine Handvoll VAs, heutzutage boomt der Job – ermöglicht durch das Internet und die weltweit voranschreitende Digitalisierung. Zwar gibt es nur grobe Schätzungen über die genaue Anzahl von virtuellen Assistenten weltweit, doch der Trend zeigt klar nach oben. Mit Statistiken, die voraussagen, dass der Online-Arbeitsmarkt bis 2018 einen Wert von rund 4,4 Milliarden Euro haben wird, steigt die Nachfrage nach virtuellen Assistenten weiter.

VA Google Trend

Outsourcing ist also keine Modeerscheinung mehr, sondern längst Realität. Je komplexer die Aufgaben sind, je globaler Firmen arbeiten und je spezialisierter unsere Berufe werden, Firmen auf das Verlagern von Aufgaben. Callcenter in Osteuropa, Webdesigner aus Indien oder Produktionsstätten in China sind die Ausmaße von Outsourcing bei großen Konzernen. Doch auch Kleinbetriebe, Solopreneure und mittelständische Onlineunternehmer sind auf externe Hilfe angewiesen. Seitdem Tim Ferris 2007 in seinem bahnbrechendem Bestseller zur vierstündigen Arbeitswoche die Weichen für Online-Unternehmen legte und die Idee der virtuellen Assistenten ins Spiel brachte, boomt der Begriff.

Mutter + Vollzeitstelle = Virtuelle Assistentin

Es war auch zu ungefähr dieser Zeit, als Zeina Barker zum ersten Mal den BZeina Barkeregriff hörte. Sie war gerade Mutter geworden und wollte einerseits mehr Zeit mir ihrer Familie verbringen, andererseits aber auch wieder in ihren Job zurückkehren. Doch auch wenn ihre Arbeit mit internationalen Unternehmen der Londonerin viel Freude bereitete, stundenlanges Pendeln wollte sie dabei nicht mehr in Kauf nehmen. Gleichzeitig arbeiten und mehr Zeit zu Hause verbringen, schien daher zunächst nicht machbar – bis sie über die Onlinestellenbörse People per Hour stieß: „Hier beschloss ich dann, meine Erfahrung und meine Ausbildung zu nutzen, um ganz neu als virtuelle Assistentin anzufangen. Das ist nun sieben Jahre her, aber ich habe es nie bereut. Es war zwar nicht immer einfach und ist auch jetzt noch oft eine Herausforderung, aber gleichzeitig auch unglaublich erfüllend“ erklärt sie gegenüber den Netzpiloten. Barker arbeitet immer noch hin und wieder als Freelancerin, betreibt aber gleichzeitg auch ihre eigene VA-Firma vefficient.

Barkers Weg zur virtuellen Assistentin verkörpert einen weiteren Trend dieses Berufs: Nach Umfrage der Virtual Assistant Networking Association sind 96,8 Prozent der Befragten Frauen und über drei Viertel haben Kinder. Das zeigt, dass Mütter weder bei der Familie noch in ihrem Job zurückstecken wollen. Gerade in den USA entscheiden sich viele Frauen für das Arbeitsmodell der „work-at-home-Mom“, also der berufstätigen Mutter im Homeoffice.

„Ich werde für´s Lernen bezahlt“

Die Vielfalt der Aufgaben und der leichte Einstieg in den Job als virtuelle Assistentin könnten Gründe dafür sein, warum viele Frauen als Neulinge in der digitalen Arbeitswelt gerade diesen Onlineberuf wählen. „Virtueller Assistent ist ein idealer Einstiegsberuf für alle, die noch nie online gearbeitet haben“ sagt etwa Vera Ruttkowski, eine der bekanntesten deutschen virtuellen Assistentinnen, im Netzpiloten-Gespräch. Ruttkowski arbeitet seit gut zwei Jahren als virtuelle Assistentin und betreut mittlerweile als SelVera Rutkowskibstständige sechs feste Kunden. Ihre Dienstleistungen reichen unter anderem von Blogbetreuung über Finanzmanagement bis hin zur Social Media-Betreuung. Gerade diese Abwechslung, gepaart mit dem steten Lernprozess durch immer neue Aufgaben, machen den Beruf so attraktiv für sie: „Es ist unglaublich spannend, mit meinen Kunden mitzuwachsen. Ich habe die Chance, sehr viel Neues zu lernen – und werde dafür auch noch bezahlt. Was will man mehr?!“

Auch Zeina Barker, die sich auf e-Marketing, Projektmanagement und Übersetzungen (sie spricht Englisch, Französisch und Arabisch) spezialisiert hat, liebt die Vielfalt ihres Arbeitsalltags. „Alle Kunden sind sehr verschieden und bei mir gleicht wirklich kein Tag dem anderen. So wird es nie langweilig!“

Selbstverständlich erfordert eine solch freie Form der Arbeit aber auch straffe Selbstorganisation, Disziplin, Zuverlässigkeit, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Offenheit für Neues und Flexibilität. „Das schwierigste an dem Job ist für mich das Organisieren meiner Zeit“ sagt Ruttkowski. Barker wiederum glaubt, dass die virtuelle Kommunikation mit Kunden per E-Mail oder Skype manchmal mehr Zeit raubt als spart.

Dennoch lieben sowohl Barker als auch Ruttkowski ihren Beruf. Neben der eigentlichen Arbeit ist es vor allem eins, das sie an ihrer Tätigkeit schätzen – ihre Unabhängigkeit. Für Barker ist dies ein unglaublicher Ansporn: „Ich kann alles machen, was ich will, es gibt wirklich keine Grenzen für meine Fähigkeiten. Ich finde das sehr erfüllend und motivierend!“


Image „Laptop“ by partshah000 (CC0 Public Domain)


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Schöne neue Arbeitswelt: Arbeiten wir smarter oder doch nur mehr und schneller?

NEC-ext-39 (adapted) (Image by NEC Corporation of America [CC BY 2.0] via flickr)

Wie unsere digital gestützte Arbeitswelt aussieht, liegt ganz allein in unserer Macht. Umso wichtiger sind heute und morgen die digitalen Kompetenzen des Einzelnen, sowie ein durchdachtes digitales Konzept des Arbeitgebers. Kritiker stehen der Fülle an digitalen Werkzeugen, neuen kollaborativen Arbeitsmethoden und der Ort- und Zeitentkoppelten mobilen Arbeit skeptisch gegenüber. Arbeiten wir am Ende smarter oder doch einfach nur mehr und schneller? Einer in vielen Teilen durch Angst, Skepsis und Fehlinformation gekennzeichneten Debatte möchte ich ein paar Aspekte beisteuern, die meines Erachtens wichtig sind in der Suche nach Lösungen dafür, unsere Arbeitswelt der Gegenwart und Zukunft optimal zu gestalten.


Dieser Beitrag ist Teil einer Artikelserie, die sich im Vorfeld der Konferenz MSFT Explained mit Fragen der Digitalisierung unserer Gesellschaft auseinandersetzt.


Ich bin der Meinung, wir können sehr wohl intelligenter (“smarter”) arbeiten. Das hat erstmal mit dem Arbeitsvolumen und der Geschwindigkeit nicht unbedingt etwas zu tun. Man muss es aber auch nicht völlig getrennt voneinander betrachten.

Wovon ist eigentlich die Rede?

Ob “New Work” oder Arbeit 4.0, jeder hat seine eigene Vorstellung dessen, was unter der “Neue Arbeit”-Debatte gemeint ist. Allen Definitionen, Studien und Diskursen sind gleich, dass wir uns sehr schwer damit tun, zum einen abzugrenzen wann die alte Arbeit endet und die neue beginnt oder begann. Zum Anderen wird auf verschiedenen Ebenen diskutiert, die einen auf arbeitsrechtlicher Ebene, die anderen auf volkswirtschaftlicher Ebene. Wiederum andere denken in Berufsbildern, Industrie 4.0 oder sozioökonomischen Machtverschiebungen. Es gibt bedrohliche Untergangsszenerien, genauso wie heile Welt Szenarien.

Irgendwo dazwischen steht die Frage der aktuell existierenden digitalen oder vernetzten Werkzeuge, die uns Menschen heute oder in naher Zukunft zur Verfügung stehen und wie wir uns diese zunutze machen, um unsere Arbeit zu verbessern. Die technophobe Fraktion macht auch hier Angst vor einer Dominanz der Gadgets, sieht sich durch “always on”-Mentalitäten bedroht und befürchtet. Dass das Individuum einfach mehr und mehr Arbeit zu schultern hat, weil die Technologien vieles an Prozessen und Kleinkram wegrationalisieren hilft. Die technophile Fraktion stürzt sich hingegen auf jedes neue Tool. Das auf den Markt kommt, erfreut sich der Möglichkeiten, vom Schlafzimmer heraus ein Firmenimperium aufbauen zu können und schickt lieber um Mitternacht noch Mails. Anstatt morgens mit einem Emailberg zu frühstücken.

Kompetenzen und Konzepte für smartes Arbeiten

Dem Dickicht an digitalen Tools, vernetzten Arbeitsprozessen und neuen Eigenverantwortungen gilt es, eine Stärkung des Einzelnen entgegen zu setzen. Nur wer dazu technisch und intellektuell in der Lage ist, wird sich in der neuen digitalen Arbeitswelt wohl fühlen und sich die Digitalisierung zu Nutze machen können, statt von ihr getrieben zu werden. Auf der anderen Seite sind die Arbeitgeber gefragt, beziehungsweise die Arbeitsumfelder selbst. Auch dort braucht es digitale Konzepte, die optimale Zusammenarbeit in neuen Teams und Hierarchien clever definieren, technische Hilfestellungen ermöglichen, für Weiterbildung, Sicherheit und Motivation sorgen und Mitarbeiter konkret in die Auswahl von Hardware, Software und Prozessen miteinbeziehen, die Individuen stärken und Arbeit besser machen.

Wenn neue Technologien einzelne Personen überfordern, Druck erzeugen, belasten oder rein aus ökonomischen Optimierungsgründen eingesetzt werden, dann ist das ein Problem. Ein großes Problem daran ist aber auch der oder die einzelne Arbeitnehmer/in, wenn entsprechende Kompetenzen nicht vorhanden sind. Um sich digitale, vernetzte Hilfsmittel genau zu dem zu machen. Wozu sie gedacht sind (zur Hilfe), bedarf es eines gewissen Grads an digitaler Kompetenz, die zwar zu einem Großteil technischer Natur ist, aber auch oft nur Einarbeitungszeit, Aufklärung oder Information erfordert. In vielen Kontexten ist daran aber nicht gedacht. Mitarbeiter werden, was neue digitale Arbeitsumgebungen anbelangt, oft vor vollendete Tatsachen gestellt und damit sind manche berfordert. Andere fühlen sich wiederum in die Vergangenheit transportiert, sobald sie im Büro angekommen sind.

Eine Stärkung individueller digitaler Kompetenzen ist Kernbaustein einer smarten “neuen” Arbeitswelt. Die digitale Transformation reduziert schnell aber schrittweise mehr und mehr Routinetätigkeiten, Prozessarbeit und administrative Komponenten der Kernarbeit. Gleichzeitig aber landen immer mehr scheinbar banale Aufgaben, von der Terminverwaltung bis zur Reisekostenabrechnung, beim Mitarbeiter. Vor allem neue digitale Unternehmen, auch in Konzerngröße, haben sich längst von “Sekretärinnen” verabschiedet. Ein Relikt aus dem Industriezeitalter. In der Arbeitswelt von morgen wird jeder einzelne zu einer selbstorganisierenden Projektzelle, der oder die Arbeitnehmer/In sind nicht mehr länger ein kleines Rädchen, sondern jeweils ein Unternehmen im Unternehmen. Jeder ist sein eigener Projektleiter.

Durch die genannte Reduzierung entsteht aber gleichzeitig oft der Druck, mehr Kernarbeit auf sich zu nehmen. Wer nun sein digitales Arbeitsumfeld nicht so weit im Griff hat, sich dadurch die Arbeit zu erleichtern, steht plötzlich vor mehr Belastung, statt weniger. Daher ist es essentiell, dass sich Mitarbeiter sowohl selbst, als auch organisiert durch Arbeitgeber, digitale Kompetenzen aneignen. Es muss begonnen werden, die Technologien im Ansatz zu verstehen und in Teams zusammen optimale Arbeitsprozesse zu entwickeln. An deren Ende muss ein Arbeitsumfeld stehen, bei dem die digitalen und vernetzten Werkzeuge natürlicher Teil des Arbeitsverhaltens oder fast unsichtbare Helfer werden. Quasi digitale Erweiterungen der natürlichen Personen und Prozesse. Das zu erreichen ist schwer, vor allem in technologiefernen Branchen oder bei entsprechend ungünstigen Demografie- oder Arbeitsstrukturen. Wenn Mitarbeiter aber erst einmal diverse Tools und neue Prozesse voll im Griff haben, redet auch niemand mehr davon, dass diese nur eine Last wären.

Lösungsebene 2: Digitale Konzepte auf Arbeitnehmerseite

Arbeit für alle smarter zu gestalten beginnt schon auf IT Ebene. Ein modernes “IT Landscape Management” sollte auch für kleine Unternehmen oder Projekte kein Fremdwort sein. Welche Tools setzen wir ein, welche Geräte stehen zur Verfügung, wer ist für die Technik verantwortlich, wie steht es um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern? Ebenso wichtig, vor allem in größeren Organisationen, ist eine durchdachte BYOD(“bring your own device”)-Strategie, die ein sinnvolles Zusammenspiel mit der Konzerninfrastruktur ermöglicht, Sicherheitsfaktoren bedenkt und Mitarbeiter aber nicht in ihren kreativen Freiräumen einschränkt.

Beides zusammen sollte dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter von einem digitalen Arbeitsumfeld mit Hand und Fuß unterstützt fühlen. Viele Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter größtenteils alleine, überfordern sie mit IT-Prozessen und Vorschriften oder verweigern wichtige oder motivierende Tools, was wiederum zu Demotivation und Effizienzverlusten führt. Eine Einbeziehung von Mitarbeitern in die Bedarfsanalyse bei Tools und Geräten hilft dabei, jenseits der Geschmäcker von Abteilungsleitern die Technologien zum Einsatz zu führen, mit denen Mitarbeiter nachher auch gut und gerne arbeiten können und wollen.

Viel wichtiger aber ist es, dass all dies Teil einer kohärenten digitalen Strategie oder zumindest projektbezogener digitaler Konzepte ist, mit denen die Organisation für sich und seine Mitarbeiter einen Weg vorzeichnet. Er bestimmt wie mit Entwicklungen der digitalen Transformation umgegangen wird. Dort sollten sich Fragen nach dem Einsatz von Technologien, der Veränderung von Rollen im Unternehmen, der Anpassung von Hierarchien und Prozessen, sowie der Innovation oder möglicher Disruption ökonomischer Aspekte der Organisation wiederfinden. Wie steht das Unternehmen beispielsweise zu flexiblen Arbeitszeiten und -orten? Wie ist das Verhältnis von festen und freien Angestellten? Welche Rollen spielen Diversität und Familienfreundlichkeit? Will das Unternehmen digital eine Führungsrolle einnehmen? Zu viele Organisationen empfinden heute nach wie vor “IT” im weitesten Sinn als Klotz am Bein, als Kostenfaktor oder Thema, das man auf eine “IT Abteilung” abschieben kann, wenn man eine hat. Solange diese Denkweise nicht Platz macht für ein systemisches Verständnis von Digitalisierung und Vernetzung im Arbeitsalltag von Unternehmen, wird es weiterhin kein positives Bild von neuer Arbeit geben.

Smartere Arbeitswelt

Es klingt wie eine arrogante Aussage technologieverwöhnter “mobile Worker” aus der Berliner Blase. Aber nüchtern betrachtet gibt es viele strategisch gesehen logische Lösungsansätze für neue Arbeit. Neben den kulturellen Umwälzungen in unserer Arbeitswelt gibt es eben viele Hindernisse, die mit gutem Management in sinnvollem Aufwand doch überwindbar sind. Wenn ich das nächste Mal von jemandem zu hören bekomme, dass all die Apps, Tools und Plattformen nur das Arbeitsvolumen erhöhen und die Geschwindigkeit im Unternehmen hochdrehen, werde ich fragen: Warum ist das denn so? Wird das im Unternehmen thematisiert? Wer gibt die Regeln vor? Kommst Du mit den Tools zurecht? Vielleicht sollten sich mehr Manager an die eigene Nase fassen und sich fragen, wie in der eigenen Organisation gearbeitet wird und sich als nächstes Projekt erst einmal eine Strategie erarbeiten. Zusätzlich sollte sich gefragt werden, wie mit dem digitalen Wandel umzugehen ist, bevor wieder irgendjemand neue Tablets einkaufen will oder die ganze Abteilung zum dritten Mal im Jahr ins nächste Projektmanagement-Werkzeug einlädt.

EXPLAINED von Microsoft Berlin


Image (adapted) „NEC-ext-39“ by NEC Corporation of America (CC BY 2.0)


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Warum wir nicht ständig unsere Emails checken sollten

Morning Coffee and Laptop (adapted) (Image by nosha [CC BY-SA 2.0] via flickr)

Das permanente Checken unserer Emails kostet uns nicht nur wertvolle Zeit, sondern schadet auch unserem Gehirn. Wir alle sind es mittlerweile gewohnt, dass jeder permanent erreichbar ist. Das führt auch zu einem gewissen Zwang, selbst jederzeit erreichbar sein zu müssen oder zu wollen. Wir prüfen permanent unsere Emails und Handy-Nachrichten und unterbrechen dafür ständig, was wir gerade tun. Studien zeigen aber, dass dieses Verhalten uns nicht nur wertvolle Zeit und Mühe kostet, sondern auch schädlich für unsere Gehirnleistung sein kann.

Was wäre, wenn wir jedes Mal, wenn wir einen Krümel auf dem Esstisch sehen, alles stehen und liegen lassen würden, um die Küche zu putzen? Oder wenn wir einen Fleck auf einem T-Shirt entdecken und daraufhin alles aufschieben, um dieses eine T-Shirt sofort zu waschen? Allein die Zeit, die Mühe und auch die Ressourcen, die wir dafür aufbringen müssten scheinen so aufwändig, dass wohl keiner von uns so irrational handelt. Wir sammeln Wäsche, um sie dann auf einmal zu waschen. Genau so wie wir gewisse Tage haben, an denen wir unsere Wohnung putzen.

Doch was uns im Alltag so logisch erscheint, ignorieren wir komplett, wenn es darum geht unsere Emails zu checken. Studien zeigen, dass wir im Schnitt eine Email spätestens 60 Minuten nachdem wir sie bekommen haben, beantworten. Die meisten von uns lassen alles stehen und liegen, um zu gucken was die neue rote Eins bei Facebook uns gebracht hat, die letzte Mitteilung bei Twitter, der neue Whatsapp-Chat – oder eben welche Emails in den letzten 10 Minuten angekommen sind. Dieses permanente, beinahe schon obsessive Nachschauen von Nachrichten hat fatale Folgen.

Multitasking ist ein Mythos

Das ständige Wechseln von einer Aufgabe zur anderen, das berühmte Multitasking, führt dazu, dass wir unseren Fokus und unsere Konzentration verlieren. Denn unser Gehirn ist so aufgebaut, dass es für jede neue Aufgabe eine Art Warmlaufzeit benötigt, um uns mit der neuen Situation vertraut zu machen. Eine Studie der University of California hat herausgefunden, dass wir im Schnitt 25 Minuten brauchen, um nach einer Ablenkung unseren vorigen Arbeitsprozess wieder aufzunehmen. Diese Zeit variiert, je nach Komplexität der Aufgabe. Wenn wir “nur mal kurz” auf unser Handy schauen oder “mal eben” die Emails checken, sind das vielleicht nur wenige Sekunden oder Minuten, die wir im Anschluss brauchen, um uns wieder auf unsere Arbeit zu konzentrieren. Doch Fakt ist: Diese Minuten häufen sich – und am Ende des Tages hat man so wertvolle Zeit vergeudet. Sicherlich, ab und zu kann eine Pause oder eine Abwechslung auch erfrischend sein oder uns neue Ideen geben. Wenn das Multitasking aber überhandnimmt, schadet es mehr als das es nutzt.

Denn es geht nicht nur um wertvolle Zeit, die uns dabei verloren geht, unser Gehirn leidet massiv unter Multitasking. Die Amerikanische Gesellschaft für Psychologie sagt sogar, dass unser Gehirn nicht für Multitasking geeignet ist. Die Tatsache, dass wir unsere Aufmerksamkeit auf etwas Neues richten, beansprucht unser Gehirn sehr stark. Es muss sich umstellen, anpassen, neu fokussieren. Je mehr und je schneller wir von einer Aufgabe zur nächsten wechseln, also umso fragmentierter wir arbeiten, desto mehr beansprucht das unsere Gehirnleistung – und umso schlechter ist auch das Ergebnis der abgelieferten Arbeit. Einer britischen Studie zufolge, kostet uns das ständige Schielen auf unsere Emails bis zu 10 Punkte unseres IQs. Das entspricht in etwa einer durchgezechten Nacht.

Es ist anstrengender, seine Emails NICHT zu prüfen

Warum sind wir dennoch so versessen darauf, immer gleich unsere Emails zu checken, wenn eine neue Nachricht ankommt? Warum können wir es trotz allem nicht lassen, auf die neue Facebook-Benachrichtigung zu klicken?

Weil es einfach mehr Spaß macht, seine Nachrichten sofort anzugucken. Sobald wir das Piepen unseres Handys hören oder sehen, dass eine neue Email in unseren Posteingang geflattert kommt, macht uns das auch neugierig. Wir wollen sofort wissen, was es ist und wenn wir es direkt nachschauen, erleben wir ein Gefühl der sofortigen Befriedigung. Das Anschauen der neuen Nachrichten zu verschieben ist dagegen viel schwieriger. Es erfordert mehr Disziplin, einen stärkeren Willen und ist deshalb anstrengender.

Wir müssen uns vor unseren eigenen Emails schützen

Deshalb greifen viele Menschen zu Hilfsmitteln, um sich selbst davor zu schützen, ständig ihre Inbox zu prüfen. Einige schlagen vor, die Emails und Nachrichten erst nach dem Beenden einer Aufgabe anzuschauen oder sich Clusterzeiten im Tag einzuteilen, in denen man seine Emails prüft. Andere wiederum greifen zu trickreicher Technik, um sich selbst vor dem ständigen Blick auf ihren Posteingang zu schützen.

Eine ganz andere Methode schlägt wiederum Universitätsprofessor und Autor Frank Partnoy vor: alles erst mal aufschieben, solange es geht. In seinen Studien hat er herausgefunden, dass wir tatsächlich besser informierter Entscheidungen treffen und letztendlich erfolgreicher sind, wenn wir nicht immer alles im Moment entscheiden. Das gilt auch für das sofortige Beantworten von Emails und Nachrichten. Er schlägt vor, Emails, die nicht sofort beantwortet werden müssen, erst mal liegen zu lassen und erst dann zu beantworten, wenn es wirklich sein muss (und sich beispielsweise mit einer Kalenderfunktion daran erinnern zu lassen). Nach seiner Einschätzung kann man sich so selbst viel mehr freie Zeit schaffen und arbeitet letzten Endes effektiver.

Es ist also tatsächlich viel komplizierter, als man glaubt, sich selbst vor dem ständigen Email-Check zu bewahren. Das bewusste eigene Disziplinieren ist aber sinnvoll: Schließlich bewahre ich auch nicht zehn Packungen Schokolade im Schrank auf, wenn ich auf Diät bin.

Der Selbstversuch

Diese Studien haben mich neugierig gemacht. Sind wir tatsächlich produktiver, wenn wir unsere Emails nicht ständig angucken? Ist das überhaupt machbar, wenn man zum Beispiel, wie ich, über verschiedene Zeitzonen hinweg erreichbar sein muss? Ich war zunächst relativ skeptisch, dass wir so angeblich produktiver sind und wollte es genauer wissen. Also habe ich das Abstellen meiner Emails im Selbstversuch ausprobiert.

Mein erstes Ziel war, meine Emails nur alle drei Stunden zu checken. Ich habe aber schnell gemerkt, dass mir das unglaublich schwer fällt, wenn das Browserfenster zu meinen Emails geöffnet ist und ich direkt sehen kann, dass eine neue Email eintrudelt. Also habe ich alle Emailfenster, Facebook sowie Twitter geschlossen und mein Smartphone stumm geschaltet. Das Ergebnis: Anstatt ständig zwischen meiner Arbeit und meinen Nachrichten hin und her zu wechseln, habe ich tatsächlich meine Arbeit in einer Stunde ohne Unterbrechungen erledigt – etwas, wofür ich normalerweise bis zu drei Stunden brauche.

Der nächste Schritt war es, nicht nur nach Beenden einer Aufgabe die Emails zu checken, sondern dies tatsächlich auf drei Mal pro Tag zu reduzieren. Ich prüfe mittlerweile meine Emails einmal morgens, gegen 09:00 Uhr und beantworte hier alles Wichtige, was sich über Nacht angesammelt hat. Der zweite Check ist nachmittags gegen 14:00 Uhr. Hier schaue ich, was es tagsüber Neues gibt und widme dann auch Plattformen wie Facebook und Twitter mehr Zeit. Abends gegen 19:00 Uhr checke ich dann ein letztes Mal mein Postfach, also nach meinem Arbeitstag. Hier lese ich aber ganz bewusst nur Newsletter und Artikel und beantworte persönliche Emails.

Ich gestehe, ich habe das bisher nicht ganz konsequent durchhalten können. Hin und wieder ist die Versuchung, doch mal zu schauen, was es Neues gibt, einfach zu groß. Doch jedes Mal, wenn ich wieder in alte Verhaltensmuster zurückfalle, merke ich, wie sich mein Arbeitstag massiv in die Länge zieht. Das rare Prüfen meiner Emails hat mir auch bisher keine beruflichen Probleme beschert. Noch hat sich niemand beschwert, ich würde nicht schnell genug antworten oder reagieren und ich vermute auch, dass das bewusste Fokussieren auf Emails auch meine Antworten und das Abarbeiten der Emails selbst effizienter und produktiver macht.

Mein Fazit

Wir scheinen tatsächlich wertvolle Zeit und Gehirnleistung durch die ständige Ablenkung mit unseren Nachrichten zu verlieren. Welche Taktik letztendlich für den individuellen Arbeitstag am besten ist, muss man selbst ausprobieren. Wer beispielsweise permanent erreichbar sein muss, kann seine Emails sicherlich nicht nur ein Mal pro Tag checken. Aber auch 30-minütige Prüf-Pausen sind schon sehr effektiv. Meine Erfahrung zeigt, dass wir viel gezielter und zielstrebiger arbeiten, wenn wir einer Aufgabe unsere volle Aufmerksamkeit widmen.


Image (adapted) “Morning Coffee and Laptop” by nosha (CC BY-SA 2.0)


 

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Coworking könnte zur Renaissance der Regionen führen

Rapsfeld (adapted) (Image by Daniel Schiersner [CC BY 2.0] via Flickr

In Großstädten ist Coworking bereits ein fest verankerter Trend in der Arbeitswelt (auch wenn es noch nicht jeder kennt), die nächste Herausforderung wird deshalb das Land sein. Städte wie Berlin, Barcelona, San Francisco und New York haben bereits jetzt mehr Coworking Spaces als jemand Interessiertes wohl in einem Jahr in Ruhe erkunden könnte. Ständig eröffnen neue Coworking Spaces und auch wenn die meisten Menschen noch nichts davon mitbekommen haben, ist das Thema in der urbanen Arbeitswelt angekommen. Seit letztem Jahr lässt sich weltweit das Vordringen von Coworking Spaces in den ländlichen Raum beobachten, was das Leben und Arbeiten der Menschen auf dem Land mehr verändern könnte als das in den Städten.

Diesen Sommer reiste ich mit meiner Freundin für zwei Monate durch Europa und besuchte Coworking Spaces in zehn verschiedenen Ländern. Wir hielten uns auf der Reise vornehmlich in Städten auf, erledigten unsere alltägliche Arbeit aus den Coworking Spaces, die wir zugleich porträtierten, und genossen unseren Feierabend an den mit unter schönsten Orten dieses Kontinents. Unsere durch das Internet von Orten losgelöste Arbeit und die hervorragende Infrastruktur ermöglichten es uns, alle paar Tage eine neue Stadt, ihre Sehenswürdigkeiten und Coworking Spaces, zu erkunden.

Coworking als Chance zur Umkehrung der Landflucht

In Lyon lernten wir Julie Pouliquen kennen, die zusammen mit ihrem Partner Michael Schwartz das französische Coworking-Netzwerk La Cordée gegründet hat. Es fing mit einem Coworking Space in Lyon an, bald waren es vier Spaces und dann fingen die Mitglieder an, sich neue Ableger von La Cordée in anderen Städten zu wünschen. So kam es, dass Julie und Michael in der französischen Kleinstadt Morez ein Coworking Space auf dem Land eröffneten. Die Wahl fiel auf den nahe der Schweizer Grenze in einem engen Quertal im Hochjura gelegenen Ort, da dieser sich auch um La Cordée bemühte und ein Coworking Space für seine fast 5.000 Einwohner schaffen wollte.

Das Coworking Space nach Morez zu holen beruhte auf dem Engagement verschiedener öffentlicher und privater Akteure in der Region, wie Olivier Menard erklärt, der schon das La Cordée am Gare du Lyon in Paris mit aufbaute, dem ersten Ableger von La Cordée außerhalb Lyons. Laurent Petit, der Bürgermeister von Morez, spielte dabei eine entscheidende Rolle. Eine Wirtschaftsstudie über die Region zeigte, dass in Morez sowohl die Voraussetzungen für die sogenannte Telearbeit vorhanden waren und dass ein Coworking Space der Region nützen könnte, denn „die ortsunabhängig arbeitenden Telearbeiter könnten aus ihrer Isolation heraus geholt werden und ein Netzwerk schaffen“, wie Petit betont.

Doch es ging Morez nicht nur um die Leute vor Ort. Diese haben nun die Möglichkeit, einen vielleicht von Morez losgelösten Beruf nachzugehen und trotzdem dort zu bleiben. Zugleich entsteht ein Ort zur Vernetzung für die bereits vorhandene Kreativszene der Region. Und ein Coworking Space kann gerade auch außerhalb der für den Tourismus wichtigen Saison ein Besuchermagnet sein, bietet er doch ortsunabhängig arbeitenden Menschen die Möglichkeit, sich auch in einer ländlichen Region länger aufzuhalten, ohne berufliche Nachteile zu haben.

Renaissance der Region durch Coworking

Doch abseits der romantischen Vorstellung von Arbeit, mit gutem WLAN und Blick auf die Alpen, sind ländliche Region gerade in Europa wichtige Orte, denn der Großteil der Bevölkerung lebt außerhalb von Metropolen und Ballungsräumen. Selbst in einer Industrienation wie Deutschland leben rund 70 Prozent der Menschen auf dem Land. „Die Renaissance der Region“, wie es Gerald Swarat in einem Artikel auf Politik-Digital.de formuliert, „würde für den Wirtschaftsstandort Deutschland und die Lebensqualität der Menschen langfristige Vorteile bringen.“

Einen Eindruck davon kann man sich im oberbayerischen Bad Tölz machen. Hier hat Marco Tunger vor sechs Jahren das Coworking Space Heimat 2.0 eröffnet. Eine 220 Quadratmeter große Immobilie im ersten Stock eines alten Brauhauses erwies sich als viel zu groß für seine Werbeagentur, weshalb er sich aus ganz pragmatischen Gründen für den damals nur in größeren Städten bekannten Trend Coworking entschied. „Was in München funktioniert, kann auch hier klappen“, erklärte mir Tunger im Gespräch. Und er sollte Recht behalten, denn in und um Bad Tölz gibt es ungefähr 1.300 Freiberufler, die nun einen Ort hatten, durch den sie dem Schreibtisch im eigenen Zuhause entfliehen und sich treffen konnten.

Auch hier, genau wie in Morez, unterstützte die Gemeinde und die lokale Wirtschaft das Coworking Space. Denn ein Ort zur Vernetzung ist auch eine wirtschaftliche Chance, wie der in Heimat 2.0 beheimatete 3D-Grafiker und Filmemacher Clemens Maucksch betont. Er kam in der Hoffnung auf neue Aufträge durch die Zusammenarbeit mit anderen Coworkern, wozu es sogar mit Tungers Werbeagentur kam, und bleibt vor allem wegen der kreativen und produktiven Arbeitsatmosphäre. Gemeinden profitieren davon genauso, denn die Menschen müssen für besser bezahlte Tätigkeiten die Region nicht mehr verlassen, bzw. können vor Ort solche Berufe entwickeln, und bleiben damit als engagierte, motivierende und vor allem Steuer zahlende Wirtschaftsteilnehmer erhalten.

Dazu kommt das Leben auf dem Land, welches ein oft höheres Lebensniveau als das in den Städten aufweist. Gerade in Bad Tölz, zwischen den Bergen an der Isar gelegen, kann man sich davon einen Eindruck machen. Inzwischen gibt es auch in der Schweiz und außerhalb von Paris und Berlin neue Coworking Spaces, die bewusst aufs Land gezogen sind.


Image (adapted) “Rapsfeld” by Daniel Schiersner (CC BY 2.0)


 

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