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Von der Sekretärin zum persönlichen Manager: Der Aufstieg der virtuellen Assistenten

laptop (Image by parthshah000 [CC0 Public Domain] via Pixabay)

Telefonate entgegennehmen, Blogeinträge schreiben, Social Media-Accounts managen, Rechnungen aufsetzen, die Finanzplanung übernehmen – und das alles auf einmal. Gibt es nicht? Gibt es doch! Während die Wissenschaft es immer noch nicht geschafft hat, die eierlegende Wollmilchsau zu erschaffen, gibt es sie in der Arbeitswelt schon längst. Sie nennen sich virtuelle Assistenten (VA) und sind so etwas wie die Schweizer Taschenmesser der digitalen Ära: Es gibt wenig, das sie nicht können und kaum etwas, das sie nicht bereit sind zu lernen. Mit ihren vielfältigen Talenten von WordPress Organisation bis Buchhaltung sind sie dabei weniger Sekretäre, sondern vielmehr persönliche Manager.

Diana Ennen und Kelly Poelker, selbst virtuelle Assistentinnen und Autorinnen der VA-Bibel Virtual Assistant. The Series definieren die virtuellen Assistenten als „hochqualifizierte und hochspezialisierte Fachleute, die Unternehmer, Manager, Verkaufsprofis und all diejenigen unterstützen, die mehr Arbeit als Zeit haben.

Von der Sekretärin zur virtuellen Assistentin

Ein virtueller Assistent ist also ein externer Fachmann, der Firmen oder Unternehmen bei gewissen Aufgaben unter die Arme greift. Je nach Qualifikation des Assistenten und Kundenwunsch umfasst der Aufgabenbereich der VA dabei so unterschiedliche Felder wie Kundenrecherche, Organisation von Reisen, Marketingberatung, das Abtippen von Protokollen, Übersetzungen oder Webseitenbetreuung. Einige virtuelle Assistenten arbeiten als Freelancer, andere nutzen spezielle Agenturen für die Kundenvermittlung, während wiederum andere eigenständige Unternehmer sind.

Während es persönliche Assistenten und Sekretäre natürlich schon seit dem Beginn des 19. Jahrhunderts gibt, wurde der Begriff „virtueller Assistent“ laut Ennen und Poelker im Jahr 1997 zum ersten Mal verwendet. Demnach war es Lifecoach Thomas Leonard, der in einem Interview davon berichtete, wie eine Assistentin so ziemlich alles für ihn managte, wozu er selbst keine Zeit fand. Da er diese Assistentin allerdings noch nie persönlich getroffen hatte, nannte er sie seine virtuelle Assistentin. Ein neuer Beruf war geboren.

Trendjob Virtueller Assistent

Dennoch war der Beruf in dieser Zeit noch eine Seltenheit. Vor zehn Jahren gab es gerade mal eine Handvoll VAs, heutzutage boomt der Job – ermöglicht durch das Internet und die weltweit voranschreitende Digitalisierung. Zwar gibt es nur grobe Schätzungen über die genaue Anzahl von virtuellen Assistenten weltweit, doch der Trend zeigt klar nach oben. Mit Statistiken, die voraussagen, dass der Online-Arbeitsmarkt bis 2018 einen Wert von rund 4,4 Milliarden Euro haben wird, steigt die Nachfrage nach virtuellen Assistenten weiter.

VA Google Trend

Outsourcing ist also keine Modeerscheinung mehr, sondern längst Realität. Je komplexer die Aufgaben sind, je globaler Firmen arbeiten und je spezialisierter unsere Berufe werden, Firmen auf das Verlagern von Aufgaben. Callcenter in Osteuropa, Webdesigner aus Indien oder Produktionsstätten in China sind die Ausmaße von Outsourcing bei großen Konzernen. Doch auch Kleinbetriebe, Solopreneure und mittelständische Onlineunternehmer sind auf externe Hilfe angewiesen. Seitdem Tim Ferris 2007 in seinem bahnbrechendem Bestseller zur vierstündigen Arbeitswoche die Weichen für Online-Unternehmen legte und die Idee der virtuellen Assistenten ins Spiel brachte, boomt der Begriff.

Mutter + Vollzeitstelle = Virtuelle Assistentin

Es war auch zu ungefähr dieser Zeit, als Zeina Barker zum ersten Mal den BZeina Barkeregriff hörte. Sie war gerade Mutter geworden und wollte einerseits mehr Zeit mir ihrer Familie verbringen, andererseits aber auch wieder in ihren Job zurückkehren. Doch auch wenn ihre Arbeit mit internationalen Unternehmen der Londonerin viel Freude bereitete, stundenlanges Pendeln wollte sie dabei nicht mehr in Kauf nehmen. Gleichzeitig arbeiten und mehr Zeit zu Hause verbringen, schien daher zunächst nicht machbar – bis sie über die Onlinestellenbörse People per Hour stieß: „Hier beschloss ich dann, meine Erfahrung und meine Ausbildung zu nutzen, um ganz neu als virtuelle Assistentin anzufangen. Das ist nun sieben Jahre her, aber ich habe es nie bereut. Es war zwar nicht immer einfach und ist auch jetzt noch oft eine Herausforderung, aber gleichzeitig auch unglaublich erfüllend“ erklärt sie gegenüber den Netzpiloten. Barker arbeitet immer noch hin und wieder als Freelancerin, betreibt aber gleichzeitg auch ihre eigene VA-Firma vefficient.

Barkers Weg zur virtuellen Assistentin verkörpert einen weiteren Trend dieses Berufs: Nach Umfrage der Virtual Assistant Networking Association sind 96,8 Prozent der Befragten Frauen und über drei Viertel haben Kinder. Das zeigt, dass Mütter weder bei der Familie noch in ihrem Job zurückstecken wollen. Gerade in den USA entscheiden sich viele Frauen für das Arbeitsmodell der „work-at-home-Mom“, also der berufstätigen Mutter im Homeoffice.

„Ich werde für´s Lernen bezahlt“

Die Vielfalt der Aufgaben und der leichte Einstieg in den Job als virtuelle Assistentin könnten Gründe dafür sein, warum viele Frauen als Neulinge in der digitalen Arbeitswelt gerade diesen Onlineberuf wählen. „Virtueller Assistent ist ein idealer Einstiegsberuf für alle, die noch nie online gearbeitet haben“ sagt etwa Vera Ruttkowski, eine der bekanntesten deutschen virtuellen Assistentinnen, im Netzpiloten-Gespräch. Ruttkowski arbeitet seit gut zwei Jahren als virtuelle Assistentin und betreut mittlerweile als SelVera Rutkowskibstständige sechs feste Kunden. Ihre Dienstleistungen reichen unter anderem von Blogbetreuung über Finanzmanagement bis hin zur Social Media-Betreuung. Gerade diese Abwechslung, gepaart mit dem steten Lernprozess durch immer neue Aufgaben, machen den Beruf so attraktiv für sie: „Es ist unglaublich spannend, mit meinen Kunden mitzuwachsen. Ich habe die Chance, sehr viel Neues zu lernen – und werde dafür auch noch bezahlt. Was will man mehr?!“

Auch Zeina Barker, die sich auf e-Marketing, Projektmanagement und Übersetzungen (sie spricht Englisch, Französisch und Arabisch) spezialisiert hat, liebt die Vielfalt ihres Arbeitsalltags. „Alle Kunden sind sehr verschieden und bei mir gleicht wirklich kein Tag dem anderen. So wird es nie langweilig!“

Selbstverständlich erfordert eine solch freie Form der Arbeit aber auch straffe Selbstorganisation, Disziplin, Zuverlässigkeit, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Offenheit für Neues und Flexibilität. „Das schwierigste an dem Job ist für mich das Organisieren meiner Zeit“ sagt Ruttkowski. Barker wiederum glaubt, dass die virtuelle Kommunikation mit Kunden per E-Mail oder Skype manchmal mehr Zeit raubt als spart.

Dennoch lieben sowohl Barker als auch Ruttkowski ihren Beruf. Neben der eigentlichen Arbeit ist es vor allem eins, das sie an ihrer Tätigkeit schätzen – ihre Unabhängigkeit. Für Barker ist dies ein unglaublicher Ansporn: „Ich kann alles machen, was ich will, es gibt wirklich keine Grenzen für meine Fähigkeiten. Ich finde das sehr erfüllend und motivierend!“


Image „Laptop“ by partshah000 (CC0 Public Domain)


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5 Lesetipps für den 7. Dezember

In unseren Lesetipps geht es heute um Virtual Personal Assistant, Spotify setzt auf Kuration, Afriactivistes, Podcast und Emojis in der Politik. Ergänzungen erwünscht.

  • VIRTUAL PERSONAL ASSISTANT TechRadar: Goodbye apps, hello smart agents: Are you ready for the post-app world?: Siri, M, Cortana, Google Now – noch stehen wir am Anfang der Entwicklung von smarten und virtuellen Assistenten, aber die Entwicklung schlägt eine eindeutige Richtung ein. Unsere Smartphones werden zu unseren persönlichen Hilfen, die uns nicht eine Unmenge an Apps zur Verfügung stellen, sondern die einzige Funktion sein werden, die wir noch brauchen. Sie twittern für uns durch Sprachbefehle anstatt dass wir die Twitter-App nutzen müssen, um ein Beispiel zu nennen. Dies wird übrigens noch zu einer weiteren Veränderung führen: UX-Designer sind nicht mehr gefragt.

  • KURATION Fast Company: Why Spotify’s Discover Weekly Playlists Are Such A Hit: Kuration ist das Zauberwort und seit rund zwei Jahren kommen die Einschläge an darauf setzende Trends immer näher. Vor allem Streaming-Apps, die ihren Nutzern für nur wenig Geld eine an sich nicht zu schaffende Menge an Content zur Verfügung stellen, setzen auf Kuration als Service, um ihre Dienste auch nutzbar zu machen. Jüngstes Beispiel ist Spotify, das vor fünf Monaten den Kurationsdienst Discover startete und bereits jetzt 1,7 Milliarden Streams vorweisen kann. John Paul Titlow bewertet den Erfolg des Dienstes für Fast Company.

  • AFRIACTIVISTES Radio Vatikan: Afrikanische Blogger werben für politisches Bewusstsein: Radio Vatikan berichtet über die Afriactivistes, den Verband der afrikanischen Blogger, die sich über die sozialen Netzwerke miteinander vernetzt haben, um koordiniert das politische Bewusstsein der Bevölkerung auf dem ganzen Kontinent zu stärken. Inzwischen sind Afriactivistes-Blogger in über 35 Ländern aktiv. Nicht als anders als in Europa, Asien oder Amerika, spielen auch in Afrika die neuen Medien eine bedeutende Rolle in der politischen Meinungsbildung.

  • PODCAST Re/code: How To Listen To Podcasts: Podcasts sind ein Mediumformat, das seit zehn Jahren ein Nischendasein fristet, doch dem seit Kurzem immer öfters eine große Zukunft prophezeit wird. Natürlich gab es stets eine Podcasts sehr schätzende Community, doch zuletzt setzten auch immer mehr traditionelle Medienunternehmen auf Podcasts. Eric Johnson hat auf Re/code eine Anleitung geschrieben, wie man auf welchen Plattformen und Geräten überhaupt Podcasts hören können.

  • EMOJI Fusion: Argentina’s ‘Facebook president’ announces his cabinet with emojis: Zum Schluss noch eher ein interessanter Hinweis als wirklicher Lesetipp: der frisch gewählte Präsident Argentiniens, Maurico Macri, hat sein Kabinett in einem Facebook-Post mithilfe von Emojis bekannt gegeben. Wir haben schon öfters auf Netzpiloten.de geschrieben, wie Emojis ein immer wichtig werdender Bestandteil unserer Sprache sind. Macri zeigt, dass diese Entwicklung schon in der Politik angekommen sind.

CHIEF-EDITOR’S NOTE: Wenn Ihnen unsere Arbeit etwas wert ist, zeigen Sie es uns bitte auf Flattr oder indem Sie unsere Reichweite auf Twitter, Facebook, Google+, Soundcloud, Slideshare, YouTube und/oder Instagram erhöhen. Vielen Dank. – Tobias Schwarz

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