Mit Swat.io Social Media managen

Jeder, der mit Social Media zu tun hat, weiß, dass es hierbei nicht nur ums reine Posten geht. Community Management, Content Planung, Organisation und Social Media Analyse sind dabei nicht wegzudenken. Wer Social Media Management betreibt und mehr als nur einen Account auf verschiedenen Plattformen verwaltet, der muss darüber nachdenken sich ein Tool anzuschaffen, was einem dabei unter die Arme greift. Bei einer Vielzahl an Accounts blickt ohne ein Monitoring Tool, niemand mehr durch. Swat.io ist eines dieser Tools, die einem als Social Media Manager die Arbeit um einiges erleichtern und übersichtlicher machen. Dabei dient Swat.io nicht lediglich nur dem einzelnen Social Media Beauftragten, sondern ebenso dem gesamten Team.

Auf Swat.io können mehrere Clients, also Accounts von verschiedenen Unternehmen, angelegt werden. Gerade für Agenturen oder Unternehmen mit mehreren Marken ist das durchaus sinnvoll und hilfreich. Innerhalb dieser Clients sind die Social Media Kanäle des Unternehmens verknüpft. Diese beinhalten sowohl Facebook, Twitter und Instagram als auch WhatsApp, YouTube, LinkedIn und Google My Business. Sobald diese mit dem Client verknüpft sind, beginnt für alle Social Media-Begeisterten der eigentliche Spaß!

Einfacher Aufbau für unkomplizierte Nutzung

Swat.io besticht mit seiner einfachen und strukturierten Übersicht des Dashboards. Hier bekommt der Nutzer alle angemeldeten Clients aufgezeigt, die er zu managen hat. Zusätzlich gibt es einen groben Überblick, ob auf diesen Accounts neue Interaktionen vorhanden sind. Diese Meldungen nennen sich hier Tickets.

Tickets ploppen auf, wenn eine Interaktion auf einen der Social Media Plattformen stattgefunden hat. Das können Kommentare zu einem Post, eine Privatnachricht oder auch ein geteilter Beitrag sein. Sobald man auf das Ticket klickt, ist sichtbar, wer beispielsweise einen Twitterbeitrag retweetet oder auch kommentiert hat. Dem Nutzer wird das Community Management noch einmal vereinfacht, indem er direkt im Ticket mit dem User interagieren kann. Beispielsweise auf einen Kommentar antworten oder den Beitrag liken.

Tickets müssen nicht nur von einer Person bearbeitet werden. Da das ganze Team mit involviert ist, ist es möglich auch einzelne Tickets an andere Teammitglieder zu zuweisen. Zusätzlich können im nebenstehenden Aktivitätsprotokoll eine interne Notiz an das Team hinterlassen werden. Die Teammitglieder werden anschließend direkt benachrichtigt. Das Ganze zeigt sich vorteilhafterweise auch direkt auf dem Dashboard unter dem Punkt „Dir zugewiesene Tickets“.

Genauso verhält es sich auch mit Postings. Sobald ein Teammitglied einen Post verfasst und dieser noch einmal von einem anderen Mitglied kontrolliert und freigegeben werden soll, wird dieser beim Erstellen des Posts unter dem Punkt „Zuweisen an“ markiert. Derjenige kann anschließend den Post noch einmal kontrollieren, planen oder direkt veröffentlichen. Zugewiesene Posts zeigt das Dashboard ebenfalls an.

Mit Swat.io nicht nur posten, sondern auch kommunizieren

Die Zuweisungen und die Kommunikation über das Tool, erleichtern die Arbeit als Social Media Manager. Posts werden nicht einfach veröffentlicht, sondern ganz genau geplant, kontrolliert und gegebenenfalls angepasst. Bei Unklarheiten kann man das ganze Team involvieren und das alles über die gleiche Plattform. Auch wer sich unsicher ist, kann sich die Teammitglieder heranziehen und noch einmal kontrollieren lassen.

Besonders wichtige Tickets kann der Nutzer auch markieren. So erscheinen sie unter dem Menüpunkt „Markiert“. Hier können die wichtigsten Tickets gesammelt und beispielsweise später abgearbeitet werden. Im Aktivitätsprotokoll, welches die Teammitglieder zu einzelnen Tickets nutzen können, werden die Teammitglieder über ihren Namen verlinkt. So kann das Ticket nicht untergehen und die Betroffenen bekommen dies auch gleich mit. Wer möchte, der kann Dateien, beispielsweise Screenshots oder andere Dokumente, im Aktivitätsprotokoll hochladen.

Ein Kalender mit etwas Luft nach oben

In einem Content Planing Tool ist eine Kalenderfunktion natürlich unabdingbar. Auch diese ist auf Swat.io vorhanden. Der Nutzer bekommt eine Übersicht über alle angemeldeten Kanäle und kann die Beiträge nach ebendiesen filtern, was in jedem Fall zu empfehlen ist, da die Übersicht hier sonst einfach an Struktur verliert.

Kalendervorschau auf Swat.io - Screenshot by Jennifer Eilitz
Der Kalender hat seine Vorteile, ist aber leider bei einer Vielzahl an Posts unübersichtlich

Geplante Beiträge werden in Grün hinterlegt, Beiträge, die noch freigegeben werden müssen, in Orange und bereits veröffentlichte Beiträge in Grau. So ist das Planen der Beiträge vereinfacht, kann allerdings bei zu vielen Beiträgen schnell unübersichtlich aussehen. Wer beispielsweise zehn Posts am Tag veröffentlicht, bekommt diese im Kalender in einer Liste zwar angezeigt, doch unterscheiden sich die Beiträge auf dem ersten Blick lediglich anhand der Icons für welche Plattform der Beitrag geplant ist. Erst sobald man mit dem Mauszeiger über den Beitrag fährt, kann man erkennen, für welchen Kanal etwas geplant ist.

Hier wäre in jedem Fall Handlungsbedarf, um die Kalenderfunktion noch etwas übersichtlicher zu gestalten. Bei mehreren Marken, die betrieben werden, wäre das jeweile Logo der Marke direkt auf der Postvorschau sinnvoll. Dies wird zwar angezeigt, sobald man mit der Maus über den Post fährt, doch wäre es schön, wenn das Logo für die Marke sofort ersichtlich wäre.

Planen, Texten und Posten in einem Schritt

Neue Posts lassen sich ganz einfach und problemlos erstellen. Hierfür wählt man den für den Post vorgesehenen Kanal aus. Der Nutzer hat hier beispielsweise bei einem Facebookpost die Möglichkeit auszuwählen, ob es sich um einen Textbeitrag, einen Linkpost, ein Fotobeitrag, ein Video, ein Karussell oder ein Album handelt. Die Links, die der Benutzer hier postet, können zusätzlich über Bitly gekürzt werden und generieren sich ebenso, wie man es auf Facebook kennt, von allein. Wer einen Bitly Account hat, kann diesen direkt mit Swat.io verknüpfen, um auch weiterhin über die aktuellen Zahlen und Statistiken von Bitly informiert zu sein.

Während der Post erstellt wird, zeigt Swat.io die Postvorschau an. Hier lassen sich auch Verlinkungen und Hashtags anklicken, um diese vor dem Veröffentlichen noch einmal überprüfen auf den jeweiligen Plattfomen prüfen zu können.

Instagramer aufhorchen!

Gerade Instagramer mussten lange darauf warten, über ein Tool auf dem Kanal etwas veröffentlichen zu können. Bei Swat.io geht das ganz ohne Probleme. Hierfür muss nur das Bild ausgewählt, der passende Text und die Hashtags eingegeben werden und schon kann der Beitrag raus. Sehr schade ist allerdings, dass das Markieren von Personen direkt auf dem Bild nicht möglich ist. Sie können lediglich im Beitrag erwähnt werden, sodass man am Ende nun doch auf Instagram selbst die Personen markieren muss. Das Gleiche gilt bei Twitterbeiträgen. Wer auf Fotos direkt Personen markieren möchte, muss einen Abstecher in die App machen. Allerdings lässt sich dies aus API Gründen nicht vermeiden und diese Funktion, Personen direkt auf dem Bild zu markieren, steht daher einfach nicht zur Verfügung.

Alle Zahlen im Überblick

Als Social Media Manager muss man stets einen Blick auf die aktuellen Zahlen wie beispielsweise der Reichweite oder der Community-Größe haben. Bei Swat.io gibt es die Möglichkeit sich alle wichtigen KPIs der einzelnen oder auch gesamten Kanäle anzeigen zu lassen:

Community / Größe

  • Interaktionen
  • Personen
  • Stimmung
  • Reichweite

Der Nutzer kann das Wachstum genau analysieren. Entweder auf die gesamte Zahl an Kanälen, oder aber aufgeschlüsselt in einzelne Accounts. Beispielsweise nur für Twitter oder Facebook-Accounts. Die Zahlen geben einen ganz genauen Einblick auf die Interaktionen der Beiträge eines Kanals. War beispielsweise auf Instagram viel los, dann wird es direkt oben in der Liste angezeigt mit prozentualer Steigung des Kanals. Aber auch die Anzahl der Kommentare und Antworten, der Gefällt-Mir-Angaben und der Geteilten Beiträge und der CTR – Click through rate (Klickrate).

Content

Die Statistiken im Bereich Content geben Aufschluss darüber welcher Post auf welchem Kanal besonders viel Interaktionen gebracht hat. So lässt sich schnell die Tendenz erkennen, welche Art von Post besonders gut in der Community ankommen.

Tags

Tags kann der Nutzer an die geposteten Beiträge vergeben. Direkt beim Erstellen eines Posts, kann der Verantwortliche via Tags aufzeigen, um welches Thema es sich bei dem Post handelt. Zum Beispiel #Games, #SmartHome oder #Test. Wer das über eine längere Zeit macht, kann später einen idealen Überblick darüber erlangen, welche Arten von Posts wie gelaufen sind.

Team

Hier kann der Nutzer, gerade sinnvoll bei größeren Teams, einsehen, wie viele Tickets und Posts für die jeweiligen Kanäle erstellt wurden. Generell die Aktivität auf Swat.io kann man hier für das gesamte Team analysieren, um eventuell effizienter mit dem Tool zu arbeiten oder auch neue Arbeitsschritte daraus zu entwickeln.

Für wen lohnt es sich

Dadurch, dass wir Swat.io eingehend testen konnten, haben wir für uns herausfinden können, dass dieses Tool unsere Arbeit um einiges erleichtert. Durch die vielen Funktionen, wie etwa dem guten Monitoring der Community sowie des gesamten Teams und dem Anlegen von allen möglichen Clients, Accounts und Kanälen, bietet sich Swat.io für alle die, die mit Social Media arbeiten und dabei mehrere Kanäle bespielen. Hierbei werden natürlich Social Media Manager angesprochen, sowie Agenturen und Berater. Auch der Costumer Service findet hier das Richtige, um für ein gelungenes Community Management direkten Kontakt mit den Nutzern aufzunehmen und zielorientiert zu interagieren.

Neben den vielen Vorteilen, die das Tool mit sich bringt, gibt es noch ein paar Funktionen, die noch ausgebessert werden können. Unter anderem die Markierung von Personen bei Instagram Posts. Auch eine Entwurfsansicht für Beiträge, die noch nicht zur Veröffentlichung bereit sind, aber noch zur Überprüfung ausstehen, wäre sicherlich sinnvoll, da im Kalender einfach schnell Beiträge untergehen können. So haben wir uns selber ein „internes System“ ausgedacht, um ein besseres System in die Entwürfe zu bekommen. Das System ist dabei ganz einfach, da wir intern die vorgeschlagenen Posts mit den passenden Artikelüberschriften versehen, um diese schneller als Entwürfe für fertige Artikel identifizieren zu können.

Dennoch sind wir mit den Funktionen, die Swat.io bietet überaus zufrieden und können mit Sicherheit sagen, dass wir unseren Social Media Alltag in den vergangenen Monaten sehr gut optimieren konnten.


Teaser by Swat.io

Screenshots by Jennifer Eilitz

 

Jennifer Eilitz

kommt aus der Lüneburger Heide, hat Bibliotheks- und Informationsmanagement an der HAW in Hamburg studiert und arbeitet jetzt bei den Netzpiloten als Social Media Managerin. Wenn sie nicht gerade für die Netzpiloten schreibt, dann schreibt sie an ihren Romanen, die im Bookshouse und Edel Elements Verlag erscheinen. Mitglied des Netzpiloten Blogger Networks.


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