Priorisierungstool – Richtig priorisieren mit airfocus

Ob in großen Unternehmen, Projekten oder  in kleineren Teams – Entscheidungen zu treffen ist ein ganz wesentlicher Bestandteil der Arbeit an Produkten. So gibt es immer wieder verschiedene Items und Ziele, die es umzusetzen und zu priorisieren gilt. Was machen wir zuerst? Was bringt uns vielleicht schnelle Erfolge, wo sollten wir generell überdenken, ob sich etwas lohnt? Bei diesen Entscheidungen ist es nicht nur wichtig, dass sie fundiert getroffen werden. Gerade in Teams und Unternehmen ist es entscheidend, dass sie nachvollziehbar sind. Nichts ist frustrierender als an etwas zu arbeiten, weil das „nunmal so entschieden wurde” oder diese Entscheidung gar anzuzweifeln. airfocus versucht genau da Abhilfe zu schaffen, indem es ein Tool und ein Framework für eine durchdachte und nachvollziehbare Priorisierung und effektivere Roadmaps bietet!

Für wen eignet sich das Priorisierungstool?

Die wichtigste Frage vorweg: Für wen eignet sich airfocus eigentlich? Hier muss man ganz klar sagen: Das Ziel sind Unternehmen. So praktisch das Tool auf für kleine Projekte oder Startups ist, alleine der Preis von 44 Euro für die Team-Version richtet sich ganz klar an etwas größere Unternehmen. Wenn ihr an vielen Produkten und Projekten arbeitet, eine Roadmap für diese Produkte und Projekte erstellen wollt und diese Entscheidungen für jeden nachvollziehbar machen müsst, dann ist airfocus für euch genau das richtige. 

Die Art des Projekts kann dabei ganz verschiedenen sein. Zum einen könnt ihr airfocus stark an eure Bedürfnisse anpassen. Zum anderen gibt es hier neben den Templates „Product“, „Business“, „Marketing“ und „Technology“ sehr viele verschiedene weitere Templates. Ihr könnt das Tool also sowohl dazu benutzen ein Produkt, euer Business, eine Marketingstrategie oder ein IT-Projekt weiterzuentwickeln und zu priorisieren. 

Ob sich airfocus für euch wirklich lohnt, findet ihr aber immer noch am besten heraus, indem ihr es benutzt. Dafür könnt ihr euch hier (Provisionslink) einfach für die 14 tägige Testversion anmelden. Nun aber zu airfocus selbst:

Priorisierung at it’s best!

airfocus‘ Ziel ist es, die Priorisierung von Produkten und Assets so einfach, intuitiv und nachvollziehbar wie möglich zu gestalten. Ich finde, das funktioniert gut und lässt sich einfach bedienen. Gegliedert ist die Web-Anwendung in verschiedene Bereiche. Im Hauptbereich könnt ihr für verschiedene Produkte oder Projekte verschiedene Workspaces anlegen. Diese lassen sich außerdem in einen Master-Workspace zusammenführen. In diesem habt ihr weniger Ansichten als in den einzelnen Workspaces. Der Zweck des Master-Workspaces in airfocus ist lediglich der, einen Überblick über alle Assets und Items der verschiedenen Projekte und Produkte zu bekommen. Somit sind wir hier auf eine Timeline beschränkt.

Euer Workspace in airfocus

In airfocus könnt ihr für jedes Produkt oder Projekt einen eigenen Workspace anlegen. In diesen Workspaces wiederum definiert ihr verschiedene Items, die ihr anhand von Kriterien priorisieren könnt. Die Items wiederum können mit einer eigenen Beschreibung versehen werden. Ebenso legt ihr die einzelnen Kriterien selbst fest. Das geschieht während der Ersteinrichtung in einem geführten Guide, kann aber zu einem späteren Zeitpunkt wieder angepasst werden. Wer mag, kann auch Gebrauch von einem der Templates machen, die airfocus bietet. 

Die Templates in Airfocus/ Screenshot aus Airfocus erstellt von Moritz Stoll
Zur Erstellung eures Workspace bietet euch airfocus verschiedene Templates.

Außerdem erlaubt airfocus die Integration von gängigen Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello, Asana, Azure oder den Upload einer CSV-Datei. Somit könnt ihr die Erstellung eines Workspaces auf Basis eurer bestehenden Tools erleichtern.

Die verschiedenen Kriterien können in airfocus sehr unterschiedlich sein. Ihr könnt sie selbst benennen und somit dem jeweiligen Produkt perfekt anpassen. Für jedes Kriterium stehen euch verschiedene Value Types zur Verfügung. Drückt sich der Wert eines Kriteriums in Geld aus? Lässt er sich besser durch ein binäres ja oder nein beschreiben, oder eignet sich ein Ranking von null bis zehn am besten? Schon bei der Erstellung der verschiedenen Kriterien zwingt euch airfocus nicht nur euch für einen der Typen zu entscheiden, vielmehr seid ihr hier gezwungen aktiv über das jeweilige Produkt nachzudenken. Insgesamt stehen euch neun verschiedene Typen zur Verfügung!

Der Priority Score in airfocus

Habt ihr Kriterien und die verschiedenen Items für ein Produkt angelegt, errechnet airfocus nun automatisiert einen Score, anhand dessen das Tool eure Items für euch priorisiert. Dabei seid ihr allerdings nicht völlig hilflos, solltet ihr mit der Priorisierung durch airfocus nicht einverstanden sein. Falls dem so ist, könnt ihr in den Prioritization settings die Gewichtung der verschiedenen Kriterien anpassen. Um ein konkretes Beispiel zu nennen:

Habt ihr beispielsweise mehrere Produkte in einer Firma und eines dieser Produkte dient eher eurer Marke und der Stellung in einer gewissen Branche, werden hier finanzielle Kriterien gegenüber der „Marktpositionierung“ einen geringeren Einfluss haben. Derartige Umstände könnt ihr in den Prioritization settings selbst abbilden und beispielsweise das Kriterium “Positionierung im Markt” stärker gewichten als “Einkommenssteigerung” .

Die Workspace-Ansicht in Airfocus/ Screenshot aus Airfocus erstellt von Moritz Stoll
Im Workspace seht ihr eure Items und könnt sie nach Kriterien bewerten.

Die Chart-Ansicht in airfocus

Neben der klassischen Liste, in der ihr eure Items bearbeiten und priorisieren lassen könnt, bietet airfocus zudem eine Chart-Ansicht. Hier werden euch all eure angelegten Items eines Workspaces in einer Vier-Felder-Matrix dargestellt. Die Matrix besteht dabei von links Oben nach rechts Unten aus den Feldern „Quick Wins“, „Development“, „Low Value Projects“ und „Items to cut“. Eure Items werden nun anhand eurer Kriterien auf dieser Matrix verteilt. Je weiter oben sie sind, desto mehr Wert haben sie. Je weiter rechts sie angesiedelt sind, desto höhere Kosten verursachen sie.

Die Chart-Ansicht hilft, die Items unabhängig von konkreten Zahlen zu betrachten. Items im Feld „Quick Wins“ beispielsweise lassen sich bei einem hohen Wert einfach umsetzen und sollten bevorzugt werden. Items, die viel kosten und wenig Wert haben, fallen unter „Items to cut“ und sollten gestrichen oder überdacht werden.

Die Chart-Ansicht in Airfocus/ Screenshot aus Airfocus erstellt von Moritz Stoll
Die Chart hilft, die Priorisierung der Items übersichtlich darzustellen.

Das Board in airfocus – ins Tun kommen

Zwar ist airfocus kein „Produktions-Tool“, also nicht für die aktive Projektarbeit ausgelegt, dennoch bietet es einige Funktionen, die die Priorisierung in eine aktive Planung überführen können. So gibt es eine Board-Ansicht in airfocus. Das Board ermöglicht es, die einzelnen Items in verschiedenen Listen zu platzieren. Der Aufbau erinnert dabei stark an den von Trello, auch wenn Trello deutlich mehr funktion bietet. Laut Malte Scholz, Mitgründer, CEO und CPO von airfocus, wolle man mit dem Tool Projektmanagement -Tools wie Trello, Jira oder Asana aber auch gar keine Konkurrenz machen. Wie ihr die Listen strukturieren wollt, bleibt euch überlassen. So könnt ihr bei der Einteilung des jeweiligen Templates bleiben, oder aber eine ganz neue Struktur erstellen.

Die Board-Ansicht in Airfocus/ Screenshot aus Airfocus erstellt von Moritz Stoll
Über das Board könnt ihr die priorisierten Items in eigenen Listen organisieren.

Eine Roadmap erstellen mit der Timeline in airfocus

Neben dem Board bietet airfocus zudem eine Timeline, mit deren Hilfe ihr euch eine Roadmap erstellen könnt. Denn darum geht es bei airfocus letzten Endes auch – verschiedene Items zu priorisieren und anhand dieser Priorisierung eine Roadmap für ein Gewisses Produkt zu erstellen. Dafür könnt ihr die Items aus der Leiste rechts einfach auf eure Timeline ziehen und schließlich dem richtigen Datum zuordnen. Das hin- und herziehen funktioniert hier sogar tageweise. Wem das zu friemelig ist, der kann das Datum auch einfach händisch eintippen.

Auch Milestones lassen sich hier definieren. Diese lassen sich ebenfalls per Drag & Drop verschieben. Milestones sind sehr praktisch, um Projekte zu strukturieren und sich feste Ziele vorzunehmen, bis wann welche Ziele erreicht sein sollen.

Die Timeline-Ansicht in Airfocus/ Screenshot aus Airfocus erstellt von Moritz Stoll
Über die Timeline könnt ihr euch eine terminierte Roadmap aus euren Items erstellen.

Was kostet airfocus?

airfocus ist nicht ganz billig. Die Starter-Variante kostet bereits 27 Euro im Monat. Das ist für die “Schmale Variante” einer Software wie airfocus nicht ganz billig. Die Starter-Variante erlaubt einen Nutzer und bietet ansonsten alle hier genannten Features. 

Für größere Teams eignet sich die Team-Variante für immerhin 44 Euro. Diese erlaubt einen Editor, 5 weitere Contributor und unbegrenzt viele “Viewer”, also Nutzer, die die Workspaces in airfocus nur betrachten und nicht bearbeiten können. Die Team-Variante ist außerdem empfehlenswert, da sie die Integration von Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello, Asana oder Zapier erlaubt. Auch Prority Poker (eine Art Priorisierungs-Planungsspiel) sowie die Möglichkeit, Rollen mit verschiedenen Berechtigungen anzulegen, sind hier enthalten. 

Die Pro-Version kostet stolze 80 Euro, ist dafür aber auch deutlich Umfangreicher. Nicht nur können hier 20 Personen als Contributor mitarbeiten. So sind zum Beispiel der Master Workspace und die Integration von Jira Server und Azure DevOps nur in der Pro-Version enthalten. 

Unabhängig von dem gewählten Plan, könnt ihr in airfocus aber auch immer weitere kostenpflichtige Nutzer einladen!

Große Firmen können zudem auf die Enterprise-Version setzen. Diese bietet einen besseren Support sowie eine individuelle preisliche Gestaltung.

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Titelbild von sitthiphong via stock.adobe.com

Screenshots aus airfocus erstellt von Moritz Stoll

Moritz Stoll

kann ALLES, aber nichts so richtig. Hat außerdem Medieninformatik studiert, ist als Redakteur fester Bestandteil der Netzpiloten-Redaktion, macht den Netzpiloten-Podcast Tech und Trara und arbeitet nebenbei als freiberuflicher Programmierer. Die Digitale Welt ist für ihn ein Ort voller Möglichkeiten und spannender Technologien, um damit Neues zu erschaffen, ganz viel auszuprobieren und sich in den vielen Ideen manchmal auch etwas zu verheddern.


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