Ein Firmenwiki erstellen – diese Tools gibt es

Ein internes Firmenwiki kann ein großartiges Tool sein, um alle Informationen, Abläufe und Prozesse eines Unternehmens für Mitarbeiter zugänglich zu machen. Das macht nicht nur die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die eigene Firma einfacher, es hilft auch dabei, bestehende Prozesse einzuhalten und Änderungen leichter zu kommunizieren. Auch für das gemeinsame Arbeiten und das Managen von Projekten eignet sich ein Wiki unter Umständen. Allerdings ist so eine Plattform auch mit technischem und inhaltlichem Aufwand verbunden. Hier gibt es verschiedene Software-Tools, die euch einiges an Arbeit abnehmen können. Wir zeigen euch, wie ihr einfach ein Firmenwiki erstellen könnt und welche Software dafür infrage kommt. Egal ob ihr eine große Firma oder nur ein kleines Projekt-Team seid.

Das findet ihr in diesem Artikel: 

Die Software für euer Firmenwiki

Für die Erstellung eines eigenen Firmenwikis gibt es verschiedene Mittel und Wege. Am einfachsten ist es bei der Erstellung eures Wikis auf eine bestehende Softwarelösung zurückzugreifen. Zwar könnt ihr das Wiki auch komplett selber entwickeln oder entwickeln lassen, das dürfte aber bedeutend teurer und aufwendiger werden. Wir stellen euch hier ein paar geeignete Wiki-Softwares vor.

Mediawiki

Mediawiki ist eine Wiki-Software der Firma WikiMedia, die vielen ein Begriff sein dürfte. Sie stellt die Basis für die Wikipedia dar. MediaWiki ist Open Source und kann zudem durch verschiedene Erweiterungen um diverse Funktionalitäten erweitert werden. So kann jeder sein Wiki an die eigenen Bedürfnisse anpassen. 

Diese Funktionen hat Mediawiki

Ein Wiki, das ihr mit Mediawiki erstellt, hat so ziemlich alle Funktionen, die ihr schon aus der Wikipedia kennt. Außerdem könnt ihr diese wie gesagt durch diverse Erweiterungen ergänzen und euer Wiki so euren Bedürfnissen anpassen. Hier einmal die wichtigsten Funktionen:

  • Einfache Navigation
  • Bearbeiten, Formatieren und Referenzieren
  • Veränderung des Look and Feel durch Themes
  • Erweiterung der Funktionen mit Plugins
  • Mehrsprachige Unterstützung
  • Benutzerverwaltung mit Berechtigungseinstellungen

Ein Firmenwiki mit Mediawiki aufsetzen

Ein eigenes Firmenwiki mit Mediawiki zu erstellen, ist nicht schwer, aber vermutlich eher etwas für die IT-Abteilung eurer Firma. Ihr müsst euer Wiki auf einem eigenen Server hosten und könnt nicht auf eine vorgefertigte Lösung eines Anbieters zurückgreifen. Sollten euch also das Know-How oder die Ressourcen dafür fehlen, empfiehlt es sich, auf eine andere Wiki-Software zurückzugreifen. Hier kommt ihr zum vollständigen Installations-Guide, der euch durch die Installation und Konfiguration eures Firmenwikis führt.

Look and Feel von Mediawiki

Ein Wiki, das mit MediaWiki erstellt wurde, zeichnet sich durch den typischen „Wikipedia-Look“ aus. Zwar könnt ihr diesen mit verschiedenen Skins etwas anpassen, wirklich modern oder stylisch wird euer Firmenwiki ohne viel Aufwand allerdings nicht werden. In Sachen Übersicht und Benutzbarkeit ist MediaWiki allerdings sehr zu empfehlen. Auch deshalb, weil viele Nutzer eures Firmenwikis den Umgang mit Wikipedia kennen werden und sich daher recht schnell in eurem Firmenwiki zurechtfinden sollten.

MediaWiki Screenshot der Startseite / Screenshot von MediaWiki erstellt von Moritz Stoll
Der „Wikipedia-Look“ bleibt. Allerdings ist MediaWiki gut strukturiert und benutzerfreundlich. / Screenshot von MediaWiki erstellt von Moritz Stoll

Für wen eignet sich MediaWiki?

MediaWiki eignet sich, laut der Herstellerseite, am ehesten für etwas größere Teams. Als Grund hierfür wird die Wartungsnotwendigkeit der Software angegeben. Auch sagt der Hersteller über MediaWiki selbst, dass die Wiki-Engine eigentlich als ein offenes System entwickelt wurde, über das Informationen und Wissen offen bereitgestellt werden können. Das steht natürlich im Gegensatz zu einem internen Firmenwiki, in dem sich auch sensiblere Daten befinden können. Es gibt zwar die Möglichkeit, das Wiki vor äußeren Zugriffen zu schützen und beispielsweise nur Nutzer mit einem Account zuzulassen. Allerdings gibt es dabei noch ein paar Sicherheitslücken, die MediaWiki hier aufgelistet hat.

Confluence

Confluence ist eine Software der Firma Atlassian und bezeichnet sich selbst als „offenen und gemeinsam genutzten Arbeitsbereich“. Was sofort auffällt: Confluence fühlt sich nicht nur moderner an, es sieht auch etwas schicker aus. Das hat aber auch seinen Preis. So ist es mit Confluence nicht möglich, ein kostenloses Firmenwiki zu erstellen. Je nach Anzahl der geplanten User kostet die Nutzung von Confluence bis zu 15.350 Dollar im Monat in der Standard-Variante. Das ist allerdings der Preis für 5.000 User. Wer beispielsweise unter zehn Usern bleibt, zahlt nur zehn Dollar im Monat. Auch bietet Confluence die Möglichkeit, die Software für sieben Tage kostenlos zu testen.

Diese Funktionen hat Confluence

Der Funktionsumfang von Confluence ist enorm und ermöglicht es neben dem Bereitstellen von Informationen auch, andere Tools wie Trello, Slack, Jira oder Dropbox in das Firmenwiki zu integrieren. Hier eine Übersicht mit den wichtigsten Funktionen der Software:

  • Anlegen verschiedener Bereiche
  • Anlegen von Seiten und Unterseiten in Bereichen
  • Vergabe von Berechtigungen für Seiten und Bereiche
  • Gemeinsames Bearbeiten von Seiten
  • Inline- und Seitenkommentare
  • Integration von externen Apps wie Trello oder Jira
  • Nutzung von Vorlagen für bestimmte Aufgaben
  • Integration von Plugins über den Atlassian Marketplace
Bereiche anlegen in Confluence / Screenshot aus Confluence erstellt von Moritz Stoll
In Confluence lassen sich verschiedene Bereiche anlegen, die voneinander getrennt sind. / Screenshot aus Confluence erstellt von Moritz Stoll

Ein Firmenwiki mit Conflunce aufsetzen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Firmenwiki mit Confluence aufzusetzen. Zum einen gibt es eine gehostete Lösung von Atlassian selbst. Hier müsst ihr euch nicht um das Hosting kümmern und könnt direkt mit der Arbeit beginnen. Das ist gerade für kleinere Teams recht praktisch, um den Aufwand zu minimieren und trotzdem ein umfangreiches Firmenwiki zu erstellen.

Zum anderen bietet Atlassian auch die Möglichkeit, Confluence auf einem eigenen Server zu hosten. Das funktioniert auf einem Windows-, OS X- oder Linux-Server. Hier findet ihr die Dateien für alle möglichen Betriebssysteme. Der Vorteil einer selbst gehosteten Lösung liegt in der Anpassbarkeit eures Firmenwikis. Über die Confluence REST API könnt ihr euer Firmenwiki beispielsweise in andere Anwendungen integrieren. Mithilfe der Atlassian Plugin SDK (Software Development Kit) könnt ihr aber auch eigene Plugins für euren Confluence Server entwickeln und das Firmenwiki so um einige Funktionen erweitern, die für euer Unternehmen wichtig sind. Das richtet sich allerdings eher an größere Firmen.

Look and Feel von Confluence

Confluence wirkt bereits auf den ersten Blick deutlich moderner als MediaWiki. Die gesamte Gestaltung der Seite macht einen zeitgemäßeren und durchdachteren Eindruck. Die Navigation durch die einzelnen Seiten geht aber vergleichbar intuitiv von der Hand.

Der Editor ist eine Art Block-Editor, wie wir ihn zum Beispiel aus WordPress kennen. Hier könnt ihr eurer Seite verschiedene Elemente hinzufügen. Dafür lässt sich das Interface der Seite benutzen oder aber ein „/“ eintippen, wodurch eine Auswahl an zu platzierenden Elementen geöffnet wird.

Wer die Erscheinung seines Firmenwikis verändern möchte, kann das Farbschema seiner Seite in den Einstellungen anpassen oder ein ganz anderes Theme verwenden. Dafür könnt ihr zum einen den Atlassian Marketplace nach Themes durchsuchen, die euch gefallen oder ein eigenes Theme entwickeln. Hier findet ihr dazu einige Informationen.

Die Seitenstruktur in Confluence / Screenshot aus Confluence erstellt von Moritz Stoll
Die Seitenstruktur in Confluence ermöglicht einen geordneten Aufbau der Seiten. / Screenshot aus Confluence erstellt von Moritz Stoll

Für wen eignet sich Confluence?

Da Confluence nicht kostenfrei verfügbar ist, eignet es sich nicht für jeden als Firmenwiki. So kommt es mit einigen Funktionen, die nicht für alle Anwendungsgebiete zwingend notwendig sind. Wer lediglich Informationen für seine Mitarbeiter bereitstellen möchte, ist unter Umständen mit MediaWiki besser beraten. Wer hingegen das Firmenwiki auch als gemeinsamen Arbeitsplatz nutzen möchte und hier nicht nur Informationen bereitstellen, sondern Projekte entwickeln oder Prozesse abbilden möchte, der profitiert von dem modernen Feeling von Confluence. Design und Usability machen es zu einem Tool, das man einfach gerne benutzt. Das sorgt sicher dafür, dass Mitarbeiter dieses Tool eher annehmen und es in ihren beruflichen Alltag integrieren.

Drupal Wiki

Drupal Wiki ist eine Wiki-Software der Firma KontextWork und wurde wie auch Confluence speziell für Unternehmen entwickelt. Auch wenn die Drupal Wiki sehr umfassend ist und mit eltichen Funktionen für Interne Informationsbereitstellung, Projektmanagement und gemeinsames Arbeiten daher kommt, lässt sich eine gewisse „Angestaubtheit“ nicht ganz leugnen. So ist es optisch nicht ganz so ansprechend wie Confluence und kann auch in Sachen Look and Feel und Usability nicht ganz mithalten. Das zeigt zum Beispiel die Tatsache, dass Nutzer laut Drupal Wiki Flash aktivieren müssen, um den vollen Funktionsumfang der Software zu garantieren. Hier zahlt ihr für 25 Nutzer bereits 75 Euro und für 2000 Nutzer bereits 750 Euro im Monat. 

Diese Funktionen hat ein Drupal Wiki 

Obwohl Drupal Wiki in Sachen Look and Feel etwas oll daher kommt, ist der Funktionsumfang nicht zu unterschätzen:

  • Erstellung von Content
  • Organisation von Content in Seiten und Bereichen
  • Nutzung von Schlagworten
  • Suchfunktionen
  • Kommentare, Blogs
  • Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte
  • Dokumenten-Management
  • Integrierte Qualitätsmanagement-Struktur
  • Zuverlässige Freigabe-Workflows
  • Office-Integration

Ein Firmenwiki mit Drupal Wiki aufsetzen

Ein Firmenwiki mit Drupal Wiki zu erstellen, ist ziemlich einfach. So habt ihr hier gar nicht die Möglichkeit, es selbst zu hosten, sondern greift auf eine in Deutschland gehostete Variante zurück, die nach der Erstellung sofort einsatzbereit ist.

Für wen eignet sich Drupal Wiki?

Drupal Wiki eignet sich vorwiegend für klassische, größere oder mittelständische Unternehmen. Diese können hier viele Geschäftsprozesse abbilden und erhalten neben der Wiki-Funktion Möglichkeiten, Projekte zu koordinieren oder ihr Dokumenten Management zu vereinfachen. Für kleinere Teams könnte Drupal Wiki etwas zu aufgeblasen sein. Der Preis ist dabei für kleinere Nutzerzahlen im Vergleich etwas höher, für mehr Nutzer rentiert sich Drupal Wiki allerdings.

Und sonst?

Bisher haben wir drei sehr unterschiedliche Lösungen beleuchtet, wenn es darum geht, ein Firmenwiki zu erstellen. Da wäre der kostenlose aber technisch anspruchsvolle Ansatz, der völlig ausreicht, um Informationen für seine Mitarbeiter bereitzustellen. Dann ist da Confluence, eine kostenpflichtige Lösung, die in Sachen Kollaboration und Usability punktet und mit Drupal Wiki eine an klassische Unternehmen gerichtete und sehr umfassende Lösung, die jedoch nicht ganz so modern daher kommt. Es gibt natürlich noch etliche andere Software-Lösung. Hier noch einige Hinweise für kostenlose oder kostenpflichtige Alternativen. Diese Alternativen sind zwar nicht ausschließlich als Firmenwiki gedacht, bieten aber entsprechende Funktionen:

Notion

Notion ist weniger eine Wiki-Software als ein kollaboratives Tool. Man kann es jedoch unter Umständen auch als Firmenwiki benutzen. Der All-in-One Workspace kommt Confluence in seinem Funktionsumfang sehr nahe. Hier haben alle Nutzer einen privaten Workspace. Für eure Firma oder euer Team könnt ihr nun einen Workspace anlegen und die Nutzer zu diesem einladen. Über Seiten und Unterseiten könnt ihr  Informationen bereitstellen oder auch Bereiche definieren, in denen gemeinsam gearbeitet wird, sowie Berechtigungen für bestimmte Seiten definieren.

Auch habt ihr hier die Möglichkeit, Felder zu formatieren und so Tabellen, Kalender, Grafiken oder Code zu integrieren. Zudem lassen sich neben Text und Bildern auch komplexere Objekte einbetten. So könnt ihr auf einer Seite beispielsweise eine Google Maps oder einen CodePen einbinden. Der Grund dafür ist der, dass Notion mit dem Framework Electron.js erstellt wurde. Dieses erlaubt es, Desktop-Anwendungen mit Web-Technologien zu erstellen. Bei Notion seid ihr allerdings an eine von Notion gehostete Lösung gebunden. Auch habt ihr bis auf einen Dark-Mode keinen Einfluss auf das Design eures Firmenwikis.

Zwar gibt es für Notion eine kostenlose sowie eine private Version, allerdings eignet sich für ein Firmenwiki am ehesten die Team-Version, mit einem Preis von monatlich acht Dollar. Hier ist im Gegensatz zu Confluence die Nutzerzahl nicht beschränkt.

Notion Benutzeroberfläche / Screenshot aus Notion erstellt von Moritz Stoll
Notion besticht durch eine reduzierte Oberfläche und punktet in Sachen Benutzbarkeit. / Screenshot aus Notion erstellt von Moritz Stoll

Google Sites

Auch Google Sites könnte eine Möglichkeit sein, ein eigenes Firmenwiki zu erstellen. Zwar sind die Möglichkeiten hier sehr beschränkt, dafür ist der Dienst kostenlos. So könnt ihr in einem übersichtlichen Editor eine gewöhnliche Website zusammenschustern, die ihr anschließend veröffentlicht. Zwar merkt man im Editor, dass es sich bei Google Sites eher um ein Tool handelt, um Landingpages zu erstellen, wer jedoch nur selten Änderungen an Inhalten vornehmen möchte, könnte hier fündig werden. Der Editor fühlt sich dabei ein wenig wie der Block-Editor aus WordPress, Confluence oder Notion an, büßt aber etwas Bedienbarkeit ein. In einen Schreibflow zu kommen, wird hier schwierig. Auch die Vergabe von Benutzerrechten ist nur sehr eingeschränkt möglich. So kann lediglich festgelegt werden, ob die Seite öffentlich zugänglich sein soll oder, ob nur bestimmte Accounts Zugriff haben sollen. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für einzelne Unterseiten gibt es nicht.

Jetzt neuen Laptop für die Arbeit am Firmenwiki aussuchen (Provisionslink)


Image by Štefan Štefančík via unsplash.com

Moritz Stoll

kann ALLES... solange er googlen kann. Hat außerdem Medieninformatik studiert, ist als Redakteur fester Bestandteil der Netzpiloten-Redaktion, macht den Netzpiloten-Podcast Tech und Trara und arbeitet nebenbei als freiberuflicher Programmierer. Die Digitale Welt ist für ihn ein Ort voller Möglichkeiten und spannender Technologien, um damit Neues zu erschaffen, ganz viel auszuprobieren und sich in den vielen Ideen manchmal auch etwas zu verheddern.


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