Die besten Tools im Home Office

Derzeit legt das Coronavirus nicht nur Deutschland, sondern die ganze Welt mehr oder weniger lahm. Sportligen brechen die laufende Saison ab, reihenweise Konferenzen entfallen, Tourismus und Kultur kommen fast vollständig zum Erliegen. Während viele Existenzen in diesen Jobs bedroht sind und all jenen, die für Gesundheit und Pflege zuständig sind eine harte Zeit bevor steht, können viele Bürotätigkeiten zumindest ins Home Office verlagert werden. Wir stellen euch die besten Tools im Home Office vor, die euch das Leben erleichtern.

Von Zuhause zu Arbeiten ist auch ein großes Thema der New Work, die den Arbeitsplatz nicht mehr zwangsläufig an einen bestimmten Ort gebunden sieht. Zahlreiche Tools unterstützen uns, die Arbeit trotz räumlicher Trennung gut, mitunter sogar noch besser als zuvor zu organisieren. Wir stellen euch ein paar der wichtigsten Tools vor, die das Arbeiten von Zuhause deutlich einfacher machen.

Wer sich übrigens genauer über die Corona-Entwicklungen informieren möchte, dem legen wir den Corona-Podcast mit Virologe Christian Drosten vom NDR nahe. Ein angenehm unaufgeregter Podcast mit viel Sachverstand.

Bürokommunikation mit Slack

In unserer Redaktion nutzen wir Slack selbst im Büro schon seit langem. Es handelt sich um einen Instant Messaging Dienst, der vor allem zur Kommunikation in Arbeitsgruppen gedacht ist. Gerade weil Kommunikation für die Arbeit wichtig ist, gehört Slack zu den besten Tools im Home Office. Außerdem ist Slack an sich kostenlos, mit erweiterten Funktionen im Bezahlmodell.

Grundlage für diese Kommunikation ist der Workspace. Zu diesem Workspace könnt ihr Personen einladen, die entweder als Mitglieder vollständigen Zugriff oder als Gäste nur auf ausgewählte Kanäle zugreifen können.

Kanäle sind einzelne Chatrooms, die offen für alle Mitglieder oder auch geschlossen für ausgewählte Mitglieder erstellt werden. So kann jedes Team beispielsweise einen eigenen Kanal für sich erhalten. Neben den Kanälen könnt ihr aber auch Direktnachrichten an Mitglieder des Workspaces schicken. Das geht sowohl an einzelne Personen, sondern auch an mehrere. Ideal für einen kurzen Austausch oder auch, um sich mal ein lustiges Meme um die Ohren zu hauen. Denn Dateien lassen sich ebenfalls einfach verschicken.

Slack ermöglicht aber nicht nur das chatten, sondern auch die Kommunikation über Voice oder Video. Gerade im Home Office ist es wichtig, auch etwas soziale Nähe zu bekommen. Und das geht mit der Stimme und einem Gesicht deutlich besser, als wenn man sich nur gegenseitig liest.

Als eines der besten Tools im Home Office ist Slack für alle Plattformen erhältlich. Es funktioniert zum einen über den Browser, zum anderen aber auch als App für Smartphones oder den Desktop. Allerdings unterstützt nicht jeder Browser den Videocall und das Spiegeln des eigenen Bildschirms geht einzig über die App.

Der Funktionsumfang von Slack lässt sich übrigens auch noch über Apps erweitern. Dazu zählen vor allem auch die Integration anderer Tools, wie etwa Dropbox, Google Drive oder diverse Mailprogramme.

 

Eine Screenshot von Slack
Screenshot by Slack

So funktioniert Slack

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Discord – Nicht nur für Gamer

Auch bei Discord handelt es sich um ein Instant Messaging Tool, dessen Zielgruppe aber vor allem die Gamer sind. Trotzdem ist es auch eines der besten Tools im Home Office.

In erster Linie steht bei Discord der Sprachchat im Fokus. Aber das Tool bietet noch deutlich mehr. Von der Oberfläche unterscheidet es sich kaum von Slack. Auch Discord bietet Channels an, wobei zwischen Voice und Text Channeln unterschieden wird. Auch bei Discord dürft ihr Channel auf bestimmte Nutzer reduzieren.

Der Beitritt zu Discord erfolg übrigens mittels eines Links zum Channel, weshalb keine explizite Einladung erforderlich ist, sondern auch einfach eine Mail mit Link im Verteiler verschickt werden kann. Auch wenn es sowohl Mobil- als auch Desktop Apps gibt, ist Discord auch einfach per Browser zu erreichen.

Die Kommunikation mit einzelnen Personen ist allerdings etwas unbequemer. Discord ist nämlich darauf angelegt, dass man auf vielen verschiedenen Discord-Servern unterwegs ist. Einzelne Personen kann man ganz praktisch über die Userliste anschreiben. Möchte man mehreren Personen eine Privatnachricht schicken, müsst ihr diese zuvor der Freundesliste hinzufügen.

In der Sprachkommunikation hat Discord die Nase dafür etwas vorne, gerade da die Sprachchannels angenehm unkompliziert sind. Auf den Channel klicken und schon ist man drin. Auch liegt der Fokus bei Discord auf der kostenlosen Version, auch wenn es mit „Nitro“ auch eine kostepflichtige Variante mit erweiterten Features zur Wahl steht.

Am Ende ist die Entscheidung zwischen Slack und Discord auch eine Geschmacksfrage. Slack ist für klassischere Unternehmen vermutlich die erste Wahl, da Discord den Gaming-Background hat. Das ändert aber nichts daran, dass Discord auch eindeutig zu den besten Tools im Home Office gehört.

Aufgabenmanagement mit Trello

Nicht nur eines der besten Tools im Home Office, sondern eigentlich überhaupt sinnvoll fürs Aufgaben-Management ist Trello. Über sogenannte Boards könnt ihr Aufgaben in mehreren Listen verwalten. Damit habt ihr eine gute Übersicht, welche Aufgaben aktuell bearbeitet werden oder noch bearbeitet werden müssen.

Eine Aufgabe ist ganz einfach hinzugefügt. Als erstes gebt ihr einen Titel für die Karte ein. Dieser sollte möglichst sprechend sein, dass auf den ersten Blick erkennbar ist, worum es sich bei der Karte handelt. Somit muss die Karte nicht erst geöffnet werden um zu erfahren, was für eine Aufgabe das ist.

Ist die Karte erstellt könnt ihr auf diese zugreifen und sie um eine genauere Beschreibung ergänzen. Neben der Beschreibung könnt ihr sie noch mit Labeln versehen und Mitglieder hinzufügen. Besteht die Karte aus mehreren Teilaufgaben, sind die Checklisten eine praktische Sache. Darin lassen sich einzelne Schritte hinzufügen, die sich per Checkbox abhaken lassen. Hat man mehrere Checklisten, lassen sich die einzelnen Listenitems von einer Liste in die andere schieben. So kann man aktuell relevante Teilaufgaben separat von nicht ganz so wichtigen Schritten auflisten.

Jede Karte befindet sich in einer Liste. Diese Listen können einzelnen Personen, Teams oder Arbeitsschritten zugeordnet sein. Auch eine „Dringend!“-Liste für Karten die schnell bearbeitet werden müssen ist machbar. Zusätzlich bieten die Karten aber auch die Möglichkeit, eine Frist zu setzen. Karten deren Frist abläuft oder bereits überschritten ist, werden zudem hervorgehoben.

Praktisch an Trello ist auch, dass ihr sehr genau einstellen könnt, für welche Boards oder Listen ihr E-Mail-Benachrichtungen erhalten wollt. Trello bietet sich damit nicht nur als eines der besten Tools für Home Office, sondern allgemein als praktischer Helfer zur Organisation von Projekten an. Ähnliche Tools sind unter anderem Monday, Asana oder Airtable.

Trello auf einem Macbook
Image by Trello

Datenaustausch per Dropbox, Google Drive, OneDrive & WeTransfer

Arbeitet man räumlich getrennt, muss man eher mal eine Datei hin und her schicken. Was vorher womöglich über ein Austausch-Laufwerk gemacht wurde, muss nun über die Cloud geregelt werden. Die bekanntesten Vertreter sind Dropbox, Microsofts OneDrive und Google Drive. Auch Apples iCloud und die Amazon Cloud stellen Alternativen dar. Demnächst haben wir auch einen gesonderten Artikel über die Vorteile von WeTransfer.

Das Prinzip ist bei allen Anbietern grundlegend das gleiche: Kostenloser Speicher und eine Oberfläche, die der Ordnerstruktur eines PCs sehr ähnelt. Doch welche Lösung gehört zu den besten Tools im Home Office? Wir zeigen, was die einzelnen Lösungen bieten und wie viel sie euch kosten.

Google Drive

Einer der Platzhirsche ist zweifellos Google Drive. Zudem bietet Googles Dienst auch den größten freien Speicherplatz. Ganze 15 Gigabyte dürft ihr auf euren Drive hochladen. Mehr als genug Speicher, um einige Zeit auszukommen – je nach dem mit welchen Datenmengen ihr arbeitet.

Neben der Synchronisierung der Daten, punktet Google Drive auch mit der Einbindung von Google Docs. Mittels Google Docs lassen sich Dokumente ähnlich der Office-Apps von Microsoft erstellen und zeitgleich mit anderen Nutzern bearbeiten. Änderungen an Dateien lassen sich außerdem bis zu 30 Tage zurückverfolgen und wiederherstellen. Multimedia-Wiedergabe unterstützt Google Drive allerdings nicht.

Wer mehr Speicher möchte, kann seinen Google Drive upgraden. Für 1,99 Euro im Monat erhaltet ihr schon 100 GB. Die Angebote reichen gestaffelt bis zu 30 TB Speicherplatz für 299 Euro im Monat. Weitere Vorteile des Upgrades erfahrt ihr auf der Seite von Google One.

Microsoft OneDrive

Auch Microsoft OneDrive ist ideal zum gemeinsamen Arbeiten, da ihr Dateien direkt in OneDrive bearbeiten könnt. Dafür nutzt OneDrive die Online-Varianten der Office-Produkte, die ein wenig schlankeren Umfang bieten, als das installierte Office-Paket.

Zur Verfügung stehen euch standardmäßig 5 GB, für längere Microsoftkunden allerdings 15 GB. Wie bei Google Drive lässt sich auch OneDrive für 2 Euro im Monat auf 100 GB upgraden. Mit Office 365 erhaltet (ab 69 Euro im Jahr) erhaltet ihr sogar 1 TB Speicher sowie zusätzliche Features, wie etwa die Wiederherstellung von Dokumenten. Das kommt mehr oder weniger obendrauf, da Office 365 vor allem das ständig aktuelle Office-Paket darstellt.

Dropbox

Dropbox spielt seine Stärken bei der Synchronisierung von Daten aus. Mit Dropbox können sich Clients auch innerhalb eines Netzwerkes synchronisieren, ohne dabei den Internetverkehr zu belasten. Dropbox ist damit nicht nur eines der besten Tools im Home Office, sondern auch eine sinnvolle Ergänzung für das klassische Büro.

Dropbox stellt euch grundsätzlich 2 GB Speicher zur Verfügung. Wer die ersten Schritte absolviert hat, erhält zusätzlich noch 250 MB Speicher hinzu. Bis zu 16 GB zusätzlichen Speicher könnt ihr euch durch das Einladen von weiteren Nutzern erhalten. Für jeden Nutzer bekommt ihr nämlich zusätzliche 500 MB Speicher. Für 9,99 Euro im Monat stockt ihr den Speicher auf 2 TB auf.

Der große Nachteil von Dropbox ist das Fehlen einer direkten Bearbeitung, wie es bei der Konkurrenz von Google und Microsoft möglich ist.

So funktioniert Dropbox

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Apple iCloud und Amazon Drive eher wenig für Home Office geeignet

Nicht unbedingt die besten Tools im Home Office sind die Lösungen von Apple und Amazon. Das liegt aber eher daran, dass sie nicht ganz so unabhängig verfügbar sind. Die Apple iCloud ist zwar die Standard-Lösung für Nutzer eines Mac, iPhones oder iPads – für andere Systeme ist es aber nicht gerade ideal.

Amazon Drive disqualifiziert sich eigentlich schon dadurch, dass es ein Service für Amazon Prime-Kunden ist. „Kostenlos“ sind dabei 5 GB Speicher enthalten. Für den Privatgebrauch praktisch ist jedoch das unlimitierte Speichern von Fotos in der Cloud.

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Image by deagreez via stock.adobe.com

Stefan Reismann

Das Internet ist sein Zuhause, die Gaming-Welt sein Wohnzimmer. Der Multifunktions-Nerd machte eine Ausbildung zum Programmierer, entdeckte dann aber vor allem die inhaltliche Seite für sich. Nun schreibt er für die Netzpiloten und betreibt nebenher einen Let's Play-Kanal, auf dem reichlich gedaddelt wird.


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