Vom PDF zum Online-Training: So wird Firmenwissen digital aufbereitet

Mit neuen Weiterbildungsmöglichkeiten, wie beispielsweise externen e-Learning-Angeboten, kommt neues Wissen ins Unternehmen. Leider lassen viele Firmen eine wichtige Chance aus, auch interne Informationen über die digitalen Weiterbildungskanäle zu verbreiten. Statische Dokumente bekommen neues Leben und qualifizieren viel teamübergreifend. Mit interaktiver Software entsteht ein ganz neuer Wissensaustausch, von dem alle profitieren, Mitarbeiter wie Unternehmen.

Eine Menge Material verstaubt – In E-Mails, PDFs und PowerPoint-Präsentationen, die irgendwann mal für einen Kunden oder Partner aufgestellt wurden und anschließend in Vergessenheit gerieten. „Digital“ allein ist also keine Lösung, wenn Wissen effektiv weitergegeben und auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen, Neulinge oder Geschäftspartner involviert sein sollen.

Warum reicht PDF nicht aus?

PDF-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen an Personen zu verschicken, die nicht direkt an den Prozessen beteiligt sind, verursachen vor allem einen Mangel an Erklärung und Austausch. Zum Verständnis bedarf es – laut einer Studie der Universität Trier – mehr als statischer Dokumente. Notwendig ist Interaktivität, zum Beispiel in Form von der Möglichkeit, Fragen zu stellen, eigenes Wissen zu überprüfen und Feedback zu erhalten. Durch moderne Wege zum Wissensaustausch nutzen Unternehmen das vorhandene Wissen und wandeln es in effektive Formate um, die Mehrwert und Verständnis schaffen.

Listening to partner
Kollegen, Kunden und Partner bleiben gerne über Unternehmen und Produkte informiert. Zugang zu relevantem und aktuell gehaltenem Wissen bieten Online-Trainings.

Informationsaustausch mit digitalen Mitteln gestalten

Tatsächlich gibt es einfache Lösungen, statische Dokumente interaktiv zu gestalten und für den Wissenszuwachs im Unternehmen zu nutzen. Online-Trainingsplattformen wie Coursepath können Dateien wie PDF und PowerPoint automatisch konvertieren und in eine Lernumgebung integrieren. Kurse können auch angereichert werden mit Videos, Fragen, oder eben Word- und PDF-Dokumenten, wo sie zentral verwaltet werden. Drei Tipps zum Umgang mit Dokumenten im Wissenstransfer:

  • PDF und PowerPoint in Kurse konvertieren
    Vorhandenes Material wie PDF oder eine PowerPoint-Präsentation lässt sich hervorragend verwenden zum Erstellen eigener Online-Kurse. Gute Online-Trainingsplattformen konvertieren automatisch jede einzelne Seite oder Folie in einen Lernschritt im Online-Training. Diese können anschließend umbenannt, angepasst oder per „Drag & Drop“ verschoben werden. Um das Training interaktiver und ansprechender zu machen, werden anschließend Multimedia-Inhalte und Fragen zugefügt. Interessant an dieser Art der Wissensvermittlung ist, dass sie niedrigschwellig abläuft. Das heißt, dass auch ohne spezielle IT-Kenntnisse ein Online-Tool zur Aufbereitung von Inhalten genutzt werden kann.

Hinweis zu PowerPoint: Besonderheit bei konvertierten PowerPoint-Präsentationen ist die Übernahme von Notizen. Scripts und Ergänzungen unter den Folien erscheinen hiermit als Text im Online-Training, der nachträglich angepasst und ausgebaut werden kann. Damit lässt sich bereits alles vorbereiten und die eigentliche Kurs-Erstellung nimmt nur wenige Augenblicke in Anspruch.

Hinweis zu PDF: Das Format eines PDF sollte so gewählt sein, dass es zum übersichtlichen Aufbau eines Online-Trainings passt. Es wird daher empfohlen, PDF Dokumente vor dem Konvertieren auf Querformat umzustellen und den Text auf ca. 12 Zeilen pro Seite zu begrenzen.

  • Dokumente in einer Plattform zentral zur Verfügung stellen
    Schlicht und einfach: manche Inhalte eignen sich nicht zum Konvertieren wie lange Texte, Formulare, Checklisten, solche Dateien kann man besser in ihrer ursprünglichen Form und als Download zur Verfügung stellen. Dennoch macht es Sinn, diese Inhalte innerhalb der Plattform anzubieten und nicht „lose“ als Mail zu verschicken. Innerhalb der Trainingsplattform haben Teilnehmer stets einfachen Zugriff auf die Informationen. Dies gilt auch für Trainer, die darüber hinaus neue Versionen hochladen und die Dokumentenversionen zentral verwalten können, sodass stets nur die aktuelle Version abrufbar ist.
  • Konzepte austauschen und Zusammenarbeit schaffen
    Richtige Zusammenarbeit entsteht, wenn auch Teilnehmer gehört werden, wenn sie Inhalte hinterfragen und ergänzen können. Meinungen und Feedback lassen sich im Online-Training einfach abfragen. Ebenso können Teilnehmer Inhalte kommentieren, eigene Dateien hochladen und Diskussionen miteinander führen. Gestalten Sie Ihre Trainingsplattform als vollständige Lernumgebung. Hier werden Informationen geteilt und neue Inhalte eingestellt – stets mit dem nötigen Bezug zum Training und mit der Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

Informationsaustausch motivieren

Eine Schwierigkeit, über die neue Trainer immer wieder stolpern, ist, aus PDF oder PowerPoint-Vorlagen entstandene Trainings knapp und übersichtlich zu gestalten. Der Microlearning-Ansatz empfiehlt, Wissenstransfer in kurzen und „mundgerechten“ Portionen zu gestalten. Hierfür werden Schlüsselelemente ausgewählt und im Kurs hervorgehoben. Umfassende (Hintergrund-)Informationen dagegen eignen sich eher als Download-Option. So erreichen Sie, dass Teilnehmer motiviert den Kurs durchlaufen, eigenes Wissen abfragen und zusätzliche Informationen durch die ansprechende Aufbereitung gut aufnehmen können. Ist das Interesse erst geweckt, werden auch die weiteren Dokumente gern gelesen.

Die mühselig erstellte PowerPoint-Präsentation eines Mitarbeiters muss nach dem Vorstellen nicht verstauben und verschwinden. Sie aufzubereiten und dauerhaft zur Verfügung zu stellen, entlohnt auch den Mitarbeiter für seine Mühen: durch sinnvollen Gebrauch der Inhalte, Feedback und Wertschätzung. Der Wissensstand im Unternehmen steigt, was nicht nur dem Qualifizierungsgrad zugute kommt, sondern auch der Wettbewerbsfähigkeit, der Motivation und dem Gefühl der Unternehmenszugehörigkeit. Eine gemeinsame Lernkultur fördert dies und führt schon bald zu einem sich selbst tragenden dauerhaften Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern und externen Partnern.


Image „Listening to partner“ by iStock
Image „Office“ by Startupstock (CC0 Public Domain)


Manuel Yasli

arbeitet seit 2015 bei der deutsch-niederländischen Firma Viadesk und ist dort Product Consultant für die (SaaS-) Online­Trainingsplattform Coursepath. Er hat E-Learning und Medienbildung (M.A.) studiert und veröffentlicht auf dem firmeneigenen Coursepath-Blog.


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