Wer Online-Meetings protokollieren will, kommt 2026 mit der KI in Teams, Zoom oder Google Meet gut aus. Für Vorstandssitzungen, Workshops und Kundentermine vor Ort ist ein KI-Aufnahmegerät für Präsenzmeetings meist die zuverlässigere Wahl. Es nimmt den ganzen Raum auf und ist an keine Plattform gebunden.

Viele von euch kennen die Situation: Das Teams-Meeting hat ein sauberes KI-Protokoll, das Strategiegespräch im Konferenzraum danach nur ein paar Stichpunkte auf Papier. Wir vergleichen fünf Lösungen und zeigen, wo welche ihre Stärken hat. Grundlage sind Herstellerangaben und Listenpreise, Stand: Oktober 2026. Einen eigenen Praxistest jedes Tools haben wir nicht durchgeführt.

Lösung	Am besten für	Präsenzmeetings	Preis (Stand: Oktober 2026)
Microsoft Teams mit Copilot	Unternehmen mit Microsoft 365	In der Regel nur mit Teams-Raumsystemen	18,20 € netto pro Nutzer und Monat
Zoom AI Companion	Teams, die per Zoom arbeiten	Nein	In bezahlten Zoom-Workplace-Tarifen enthalten
Google Meet mit Gemini	Organisationen mit Google Workspace	Teilweise, je nach Tarif	Je nach Workspace-Tarif
Plaud Note Pro	Vorstandssitzungen, Kundentermine, Telefonate	Ja, bis 5 m	189,00 € einmalig
Plaud NotePin S	Workshops, Rundgänge, Termine unterwegs	Ja, bis 3 m	179,00 € einmalig

 

Warum Meeting-Software bei Präsenzterminen an Grenzen stößt

Die KI-Assistenten der Meeting-Plattformen hören nur mit, wenn das Gespräch über ihre Plattform läuft. Sitzen sechs Leute an einem Tisch und niemand startet einen Call, gibt es nichts zu protokollieren.

Google hat hier nachgelegt. Seit August 2026 erstellt Gemini in Meet auch Notizen für Präsenzbesprechungen. Das gilt allerdings nur in höheren Workspace-Tarifen und mit einer Sprache pro Sitzung. Bei Teams und Zoom braucht es für den Konferenzraum in der Regel eigene Raumsysteme. Ein KI-Diktiergerät liegt dagegen einfach auf dem Tisch und funktioniert unabhängig davon, welches Tool eure Firma nutzt.

Microsoft Teams mit Copilot: erste Wahl in der Microsoft-Welt

Copilot fasst Teams-Meetings zusammen, listet Aufgaben auf und beantwortet Fragen zum Gesprächsverlauf. Microsoft 365 Copilot Business kostet als Zusatzlizenz 18,20 Euro netto pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Copilot Enterprise 26,00 Euro (Stand: Oktober 2026).

Stärken: tiefe Einbindung in Outlook, Teams und SharePoint, Protokoll direkt im Meeting-Chat.

Schwächen: Das Meeting muss in Teams laufen, und die Lizenz kommt zum Microsoft-365-Abo hinzu.

Fazit: Erste Wahl, wenn eure Meetings ohnehin fast alle in Teams stattfinden.

Zoom AI Companion: ohne Aufpreis für Zoom-Nutzer

Zoom AI Companion ist in den bezahlten Zoom-Workplace-Tarifen ohne Zusatzkosten enthalten. Er erstellt Meeting-Zusammenfassungen, beantwortet Fragen während des Calls und erkennt die Hauptsprache des Meetings automatisch.

Stärken: keine zusätzliche Lizenz, schnell aktiviert.

Schwächen: Der AI Companion arbeitet nur in Zoom. Kundentermine vor Ort und Telefonate mit dem Handy bleiben außen vor.

Fazit: Eine gute Basis für Teams, die ihre Calls über Zoom führen.

Google Meet mit Gemini: neu auch für Präsenzbesprechungen

Mit der Funktion „Notizen von Gemini“ schreibt Google Meet ein Protokoll als Google Doc in Drive. Die Funktion versteht unter anderem Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch, aber nur eine Sprache pro Sitzung. Seit August 2026 klappt das in höheren Workspace-Tarifen auch bei Präsenzbesprechungen.

Stärken: nahtlose Ablage in Google Drive, jetzt auch für Meetings vor Ort.

Schwächen: Gemischtsprachige Meetings bereiten Probleme, und die Präsenzfunktion setzt bestimmte Workspace-Tarife voraus.

Fazit: Spannend für Organisationen, die komplett auf Google Workspace setzen.

Plaud Note Pro: das Protokoll für den Konferenzraum

Plaud Note Pro ist ein KI-Diktiergerät im Scheckkartenformat für Präsenzmeetings, Vorstandssitzungen und Telefonate. Vier MEMS-Mikrofone mit KI-Beamforming nehmen Stimmen bis 5 Meter Entfernung auf, das deckt einen typischen Besprechungstisch ab. Am Smartphone befestigt, nimmt das Gerät über einen VPU-Sensor auch Telefonate auf, die ihr mit dem Handy am Ohr führt.

Nach dem Meeting erstellt Plaud Intelligence ein Transkript mit Sprecherkennzeichnung in 112 Sprachen, dazu eine Zusammenfassung nach Vorlage und eine Aufgabenliste. Über die Taste Press to Highlight markiert ihr Entscheidungen direkt im Meeting. Für Online-Meetings nimmt Plaud Desktop auf dem Rechner auf, ohne dass ein Bot dem Call beitritt.

Stärken: plattformunabhängig, bis zu 30 Stunden Aufnahme (50 Stunden im Endurance-Modus), InstantView-AMOLED-Display zur Kontrolle der Aufnahme.

Schwächen: Ihr bezahlt einmalig 189,00 € für die Hardware. Der kostenlose Starter Plan enthält 300 Transkriptionsminuten pro Monat. Für mehrere lange Meetings pro Woche braucht ihr den Pro Plan für 110,99 € im Jahr mit 1 200 Minuten pro Monat.

Fazit: Die passende Ergänzung zur Meeting-Software, wenn viele eurer wichtigen Gespräche vor Ort stattfinden.

Plaud NotePin S: für Workshops und Termine in Bewegung

Plaud NotePin S ist ein tragbares KI-Diktiergerät zum Anstecken für Workshops, Rundgänge und Termine unterwegs. Mit 17,4 Gramm tragt ihr es als Magnet-Pin, Clip, Halskette oder Armband. Eine physische Taste startet die Aufnahme, ohne dass ihr das Handy zückt.

Stärken: Hände frei, bis zu 20 Stunden Aufnahme, gleiche Transkription und Zusammenfassung wie beim Plaud Note Pro.

Schwächen: Die Reichweite von 3 Metern reicht für kleine Runden, nicht für den großen Konferenztisch. Telefonate kann der Plaud NotePin S nicht aufnehmen.

Fazit: Gut für Leute, die zwischen Terminen unterwegs sind und trotzdem ein Protokoll brauchen.

Vergleichstabelle

Kriterium	Teams mit Copilot	Zoom AI Companion	Meet mit Gemini	Plaud Note Pro	Plaud NotePin S
Online-Meetings	Ja, in Teams	Ja, in Zoom	Ja, in Meet	Über Plaud Desktop	Über Plaud Desktop
Präsenzmeetings	Mit Teams-Raumsystemen	Nein	Je nach Tarif	Ja, bis 5 m	Ja, bis 3 m
Telefonate mit dem Handy	Nein	Nein	Nein	Ja	Nein
Plattformunabhängig	Nein	Nein	Nein	Ja	Ja
Kosten	18,20 € pro Nutzer und Monat	In bezahlten Tarifen enthalten	Je nach Workspace-Tarif	189,00 € plus optionales Abo	179,00 € plus optionales Abo

 

So findet ihr die passende Lösung

Wo finden eure wichtigsten Meetings statt? Laufen sie fast alle online, aktiviert zuerst die KI eurer Meeting-Plattform. Sitzt ihr oft gemeinsam im Raum, braucht ihr ein Gerät auf dem Tisch.

Nutzt eure Firma mehrere Plattformen? Wenn Kundinnen und Kunden mal per Teams, mal per Zoom einladen, ist ein plattformunabhängiges Gerät mit Plaud Desktop für die Online-Calls einfacher.

Führt ihr viele Telefonate? Dann kommt nur der Plaud Note Pro infrage, weil er Gespräche mit dem Handy am Ohr aufnimmt.

Wer bezahlt? Copilot kostet pro Nutzer und Monat. Ein KI-Diktiergerät kauft ihr einmal, die Transkription ist bis 300 Minuten im Monat kostenlos.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich die Einwilligung aller Teilnehmenden?

Ja. Informiert alle Beteiligten vor der Aufnahme und beachtet die geltenden Gesetze.

Kann Plaud auch Online-Meetings protokollieren?

Ja. Plaud Desktop nimmt Online-Meetings auf dem Rechner auf, ohne dass ein Bot dem Call beitritt. Die Transkripte landen am gleichen Ort wie die Aufnahmen vom Gerät.

Wie steht es um den Datenschutz bei Plaud?

Plaud richtet seinen Datenschutz an der DSGVO aus, und die Kontrollen sind nach SOC 2 Type II geprüft. Eure Daten werden nie ohne ausdrückliche Zustimmung zum Training von KI verwendet.

Lohnt sich ein Gerät, wenn wir schon Copilot haben?

Wenn ein Teil eurer Meetings vor Ort oder am Telefon stattfindet, ja. Copilot deckt dann die Teams-Calls ab, das Gerät den Rest.

Startet mit dem Meeting, das heute niemand protokolliert

Schaut euch eure Woche an: Welche Besprechung endet regelmäßig ohne brauchbares Protokoll? Meist ist es das Treffen im Konferenzraum oder das Telefonat unterwegs. Genau dort lohnt sich der Test mit einem KI-Diktiergerät.

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Bilder: Plaud.ai

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