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Desksharing: Kreativer Arbeitsplatz oder überholtes Konzept?

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‚Sharing ist Caring‘ gilt nicht nur für soziale Zwecke, sondern offensichtlich auch in der Arbeitswelt. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible, geteilte Arbeitsplätze für ihre Mitarbeiter. „Desksharing“ soll für flache Hierarchien, mehr Austausch und smarte Raumnutzung sorgen. Doch hält das Flex-Office wirklich das was es verspricht?

Desksharing: Wie „Reise nach Jerusalem“ 4.0

Desksharing, auch „Hot-Desking“ genannt, funktioniert so ähnlich wie das Spiel „Reise nach Jerusalem“: Es gibt weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Wer also morgens ins Büro kommt, setzt sich nicht mehr an „seinen“ Platz, sondern dorthin, wo gerade etwas frei ist. Da Arbeitszeiten und -orte aber flexibler werden und nie alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind, bleibt am Ende aber im Gegensatz zum Kinderspiel niemand ohne Stühlchen. Vielmehr wird das Büro zum geteilten Raum. Was zunächst vor allem Platz und Kosten spart, bricht auch starre Strukturen und Hierarchien in Unternehmen auf. Einige Unternehmen berichten, dass Desksharing ihnen Kosteneinsparungen von über 30 Prozent eingebracht hat.

Neben diesem praktischen Aspekt hat das Desksharing aber auch symbolischen Wert. Wenn Zwischenwände und Besitzansprüche am Arbeitsplatz wegfallen, wird das Arbeitsumfeld demokratischer. Streitigkeiten wie die, wessen Tisch am größten ist oder die Frage, wer den bequemeren Stuhl hat, erübrigen sich damit. Desksharing soll somit für ein besseres Miteinander und flachere Hierarchien sorgen.

Desksharing in großen Unternehmen

Das erhoffen sich auch Unternehmen wie Siemens, Lufthansa oder ADAC, die das Konzept an einigen Standorten in Deutschland eingeführt haben. Jana Kugel, die Personalchefin von Siemens, betont, dass Desksharing für mehr Selbstbestimmung am Arbeitsplatz sorgt. Außerdem mache es Mitarbeiter „glücklicher und damit auch produktiver“. Bei der Lufthansa hofft man, dass Desksharing dem Unternehmen ein modernes, innovatives Image verleiht. Der ADAC basiert sein Desksharing-Konzept wiederum auf die Ergebnisse der Fraunhofer IAO-Studie. Außerdem kommt man so dem Wunsch der Mitarbeiter nach einem flexibleren Arbeitsumfeld nach.

Desksharing, das deshalb gerne im Zusammenhang mit New-Work-Konzepten genannt wird, ist aber nicht ganz so neu wie viele glauben. Es stammt aus den 1980er Jahren und wurde vom „Hot-Bunking” in der Seefahrt inspiriert. Beim Hot-Bunking teilen sich mehrere Matrosen bei Wechsel-Schichtarbeit die gleiche Koje. Während einer arbeitet, schläft der andere – und andersherum. Dasselbe Prinzip wurde übrigens auch Anfang des 20. Jahrhunderts unter dem Begriff „Hot Bed” für Industriearbeiter genutzt. Arbeitern das Geld in dieser Zeit kaum zum Überleben. Daher teilten sich oft mehrere Menschen die Kosten für ein Bett, um Geld zu sparen.

Während diese Konzepte eher aus der Not geboren wurden und mehr mit Ausbeutung der Arbeiter zu tun hatten, soll das moderne Desksharing genau das Gegenteil bewirken. Unternehmen wollen mit dem flexiblen Arbeitsplatzkonzept das Gemeinschaftsgefühl im Team stärken, den kreativen Austausch fördern und das Büro als Raum neu durchdenken – zum Wohl der eigenen Mitarbeiter.

Flexibilität am Arbeitsplatz macht glücklich

Denn glückliche Mitarbeiter sind produktivere Mitarbeiter. Wer sich auf die Arbeit freut, ist motivierter und leistet mehr. So fanden Forscher der University of Warwick heraus, dass glückliche Mitarbeiter bis zu 12 Prozent produktiver sind. Deshalb suchen Unternehmen nach immer neuen Wegen, um für höhere Zufriedenheit bei ihren Mitarbeitern zu sorgen.

Früher hat man den Angestellten dann einfach mehr Lohn gezahlt, einen Firmenwagen gestellt oder ein größeres Büro gegeben. Doch aktuelle Studien zeigen, dass materielle Belohnung und Statussymbole gerade die jüngeren Generationen ziemlich kalt lassen. Sie wünschen sich von ihrem Arbeitsplatz vor allem eins – mehr Flexibilität.

In dem Verbundsforschungsprojekt des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) „Office 21“ stellten die Wissenschaftler zum Beipsiel fest, dass Selbstbestimmung in der Arbeit für die meisten Angestellten an oberster Stelle steht: „Wer seine Arbeit individuell gestalten kann, erlebt eine höhere Work-Life-Balance, mehr Motivation und mehr Leistung”, heißt es in dem Report.

Das gilt nicht nur für Arbeitszeit und Arbeitsmethoden, das betrifft auch den Arbeitsplatz an sich. Überraschenderweise stellt die Studie fest, dass die Büroräume für Mitarbeiter immer wichtiger werden, obwohl sie dort durch flexiblere Arbeitsmodelle wie Jobsharing oder das Arbeiten im Homeoffice immer weniger Zeit verbringen. Nach Meinung der Forscher liegt das daran, dass Mitarbeiter sich auch stärker mit ihrer Arbeit und folglich auch mit ihrer Arbeitsumgebung identifizieren.

Im Gensler Workplace Index kam bei einer Umfrage unter mehr als 2000 Angestellten heraus, dass Mitarbeiter produktiver arbeiten, wenn ihnen die Büroräume gefallen. Ein offenes, freundliches, kreatives Umfeld inspiriert die Mitarbeiter und transportiert auch die Botschaft: Wir sind ein innovativer Arbeitgeber. Das Prinzip des Desksharing soll genau das vermitteln.

Desksharing-Erfahrungen bei etventure

Gregor Ilg
Gregor Ilg von etventures. Image by Gregor Ilg

Doch ist Desksharing wirklich so vorteilhaft wie die Unternehmen es sich erhoffen? Gregor Ilg hat da so seine Zweifel. Der Head of Product bei der Berliner Innovationsberatung „etventure“ spricht aus Erfahrung. Seit gut vier Jahren experimentiert das Unternehmen mit neuen Raumkonzepten, dem Arbeiten in Coworking-Spaces und unter anderem auch mit Desksharing.

Dabei wurde die Idee zum Flex-Office bei etventure eher aus der Not geboren, erklärt er im Gespräch mit den Netzpiloten: „Wir sind in sehr kurzer Zeit von 25 auf 220 Mitarbeiter gewachsen. Da wir damit auf einmal zu wenig Platz hatten, haben wir viel in Sachen Raumgestaltung ausprobiert. Zwischenzeitlich hatten wir sogar auch Shared Desks. Da saß ich zum Beispiel mit einer Kollegin zur selben Zeit am gleichen Schreibtisch, ich am Laptop, sie am Desktop.“ Mittlerweile hat etventure neue Büroräume und auch etwas mehr Platz. Die Berliner Mitarbeiter teilen sich neben einigen festen Büros und Konferenzräumen 24 offene Arbeitsplätze auf zwei großen Büroflächen von jeweils 60 Quadratmetern. Da die meisten Mitarbeiter nicht jeden Tag im Büro sind, gilt in diesen zwei Bereichen weiterhin weitestgehend die Open-Desk-Politik.

Die Lösung ist für Gregor Ilg im Moment in Ordnung, er sieht sie aber nicht als dauerhaftes Konzept für das Unternehmen: „Es löst unser Platzproblem, das ist der große Vorteil. Es funktioniert aber nicht für jeden Mitarbeiter und jede Aufgabe. Unsere Programmierer brauchen zum Beispiel spezielle Computer mit zwei Monitoren. Die können nicht jeden Tag woanders sitzen.

Auch bei Projektteams sei Desksharing mitunter schwierig, sagt Ilg: „Wir arbeiten viel mit Whiteboards und Post-Its. Das ist natürlich sehr umständlich, wenn man diese jeden Morgen an einer anderen Stelle aufhängen muss.“ Darüber hinaus wird der ständige Wechsel des Schreibtisches von vielen Mitarbeitern als Nachteil empfunden. Das liegt nach Meinung von Gregor Ilg daran, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze gerne persönlich gestalten und auch daran, dass Menschen Gewohnheitstiere sind. „Ich bin zum Beispiel mit meinen 1,93 Metern recht groß“, erzählt er, „dementsprechend habe ich meinen Stuhl für meine Höhe eingestellt. Es ist schon umständlich, wenn ich jedes Mal aufs Neue den Stuhl anpassen muss.

Desksharing klingt besser als es ist

Die Desksharing-Erfahrung von Gregor Ilg teilen auch andere. Alison Hirst, Ethnologin und Director of Postgraduate Research der englischen Anglia Ruskin University, hat drei Jahre die Vor- und Nachteile von Desksharing in Unternehmen selbst erprobt und ausgewertet. Ihr Ergebnis: Viele Mitarbeiter fühlen sich durch die Praxis ausgeschlossen, marginalisiert und die Instabilität des Desksharing sorgt sogar für Spannungen am Arbeitsplatz. Mitarbeiter, die später im Büro ankommen, müssen feststellen, dass die besten Plätze schon belegt sind. So bilden sich ganz neue Formen der Hierarchien und Feindschaften im Arbeitsumfeld.

Darüber hinaus sorgt der täglich wechselnde Arbeitsplatz sogar für weniger Produktivität, sagt Hirst. Denn es dauert jedes Mal eine Weile, bis man alles ausgepackt, angeschlossen und so eingerichtet hat, dass man anfangen kann zu arbeiten. Das kostet Zeit. Wenn sich zudem jeder Arbeitstag wie der allererste Tag im neuen Büro anfühlt, entsteht keine Routine, die wichtig für produktives, kontinuierliches Arbeiten ist.

Hirst hat in ihrer Untersuchung ebenfalls festgestellt, dass der nomadische Arbeitsplatz auch Gefühle der Unruhe und Unsicherheit in vielen Mitarbeitern auslöst. Die Instabilität am Arbeitsplatz entfremdet uns demnach sogar von unseren Kollegen und macht so eine produktive, teamorientierte Zusammenarbeit im Büro sehr schwierig.

Was bedeutet Desksharing für den Arbeitsplatz der Zukunft?

Ist damit das Konzept des Desksharing überholt? Es ist zumindest in seiner traditionellen Form nicht langfristig sinnvoll, glaubt Gregor Ilg. Dennoch zeigt Desksharing auch, wie ein flexibler Arbeitsplatz rigide Strukturen aufbricht und so Platz für Kreativität schafft. Das will etventure in seiner eignen Raumplanung berücksichtigen. Denn das Unternehmen hat aus dem Platzproblem Konsequenzen gezogen: Es will erneut umziehen und diesmal den Raum nicht nur effizient, sondern auch kreativ nutzen.

Desksharing oder fester Arbeitsplatz sei dabei gar nicht die entscheidende Frage, sagt Ilg. Vielmehr gehe es darum, dass die Art und Weise, wie wir Arbeitsräume denken und entwerfen, sich verändern muss: „Wir müssen beim Büro über radikal neue Raumkonzepte nachdenken. Das Büro wird dabei in Zukunft nicht nur anders aussehen, sondern wahrscheinlich auch gar nicht mehr Büro heißen.

Der Raum zum Arbeiten muss seiner Ansicht nach nicht nur flexibler, sondern auch vielfältiger werden. Dazu gehören verschiedene Räume, die sich an die jeweilige Arbeit anpassen. Das können zum Beispiel offene, geteilte Arbeitsplätze für kreative Projektarbeit sein, ruhige Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten oder Orte der Begegnung, in denen Mitarbeiter spontan zusammen kommen und an denen kreative Ideen entstehen können. Man dürfe generell das Büro nicht mehr so starr denken, sagt Ilg. Homeoffice, geteilter Arbeitsplatz, feste Orte, Coworking-Spaces, Cafés, Konferenzräume – all das kann und sollte für den Arbeitsplatz der Zukunft flexibel genutzt werden.

Denn wenn die Erfahrungen mit Desksharing eins gezeigt haben, dann ist es die Einsicht, dass es den idealen Arbeitsort nicht gibt – genausowenig wie die perfekte Arbeitsmethode. Dazu sind Unternehmen zu verschieden und auch die Mitarbeiter zu individuell. Desksharing für alle wird sich deshalb sicher nicht flächendeckend durchsetzen. Vielmehr wird Desksharing in Zukunft einfach eine von vielen Optionen für Mitarbeiter sein.


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Warum Bewerbung 2.0 in Deutschland noch Zukunftsmusik ist

Bewerbung (adapted) (Image by loufre [CC0 Public Domain] via pixabay)

Instagram statt Lebenslauf, Xing statt Anschreiben, YouTube statt Vorstellungsgespräch. Ganz klar: Der Bewerbungsprozess findet vermehrt über das Internet statt, auch über Social-Media-Kanäle. Doch ist die Bewerbung 2.0 wirklich das NonPlusUltra bei der Stellensuche in Deutschland?

Rekrutierung über Soziale Netzwerke hat Seltenheitswert

Ganz so einfach lässt sich das nicht beantworten. Denn während das Internet für fast alle Unternehmen die klassische Printanzeige und die Bewerbung per Post abgelöst hat, hat Social-Media-Recruiting in Deutschland noch Seltenheitswert. Eine Befragung unter deutschen Bewerbern und Personalern in Unternehmen durch den Personaldienstleisters Adecco Group zeigt, dass 2014 mehr als 20 Prozent der Unternehmen Soziale Netzwerke nutzen, allerdings nicht vorwiegend für den Bewerbungsprozess. Nur rund 42 Prozent der Unternehmen nutzt demnach Social Media, um Bewerber zu finden und weniger als ein Drittel der befragten Bewerber wurde jemals über ein soziales Netzwerk rekrutiert.

Auch ein Blick auf die genutzten Kanäle zeigt, dass die Personaler noch sehr klassisch unterwegs sind. Wenn ein soziales Netzwerk im Recruiting in Deutschland genutzt wird, ist das vorwiegend Xing. Nur 20 Prozent der Personaler nutzen Facebook und Instagram-Profile werden gar nur von etwa 2 Prozent der HR-Verantwortlichen angeschaut. Von Videobewerbungen oder Recruitinganfragen per WhatsApp sind die meisten Unternehmen hierzulande noch weit entfernt. Als Hauptgrund nennen Unternehmen in der Adecco-Studie die Tatsache, dass sie generell herkömmliche Bewerbungsprozesse bevorzugen.

Anschreiben und Lebenslauf sind in Deutschland nach wie vor der Klassiker

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Image by Robindro Ullah

Insgesamt läuft der Bewerbungsprozess in Deutschland immer noch sehr traditionell ab“ , bestätigt HR-Experte und Recruitingfachmann Robindro Ullah im Gespräch mit den Netzpiloten. „Auch wenn natürlich die Mehrheit der Unternehmen im deutschsprachigen Raum Onlineplattformen für die eigene Stellenausschreibung nutzt und Bewerber Unterlagen per E-Mails versenden, sind der Lebenslauf und das Anschreiben immer noch Standard“ , erklärt Ullah.

Offensichtlich ist das Paket aus Lebenslauf und Anschreiben noch so wichtig, dass sich mittlerweile ganze Unternehmen diesem Thema widmen. Startups wie Dein-Lebenslauf.com oder richtiggutbewerben.de haben hier einen lukrativen Markt entdeckt und bieten Bewerbern Hilfe bei der Erstellung ihrer Bewerbungsunterlagen. Das Angebot reicht dabei von einer Durchsicht und Korrektur bis hin zur kompletten Erstellung der Bewerbungsunterlagen. Preislich liegt die Optimierung der eigenen Unterlagen bei richtiggutbewerben.de aktuell bei 67 Euro, ein Komplettpaket aus Deckblatt, Anschreiben und Lebenslauf als Word- und PDF-Datei im schicken Design kostet 149 Euro.

Auch ein Aufpeppen der Social-Medial-Profile bietet das Onlineunternehmen an. Allerdings seien das Komplettpaket aus Lebenslauf und das Anschreiben nach wie vor der Renner unter den Kunden, berichtet Marketing-Manager Christian Scherer von richtiggutbewerben.de gegenüber den Netzpiloten.

Experten aus unterschiedlichen Fachbereichen kümmern sich dabei um die Kunden. „Wir haben ehemalige Personaler im Team, genau so wie Mitarbeiter aus der naturwissenschaftlichen oder kulturwissenschaftlichen Branche und natürlich auch Formulierungsexperten. Wir wollen schließlich für jeden einzelnen Kunden die bestmögliche Bewerbung zusammenstellen“ , erklärt Scherer. Standardvorlagen oder formelhafte Formulierungen seien daher ein absolutes Tabu, jeder Kunde erhalte ein individuelles Angebot.

Bewerbungs-Ghostwriter machen HR-Abteilungen das Leben leichter

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Image by richtiggutbewerben.de

Über mangelnde Nachfrage kann sich das Startup nicht beschweren. Die Kundschaft ist dabei sehr gemischt. Es sind ältere Kunden dabei, die Orientlierungshilfe im veränderten Jobmarkt brauchen, genauso wie Berufseinsteiger, die sich erste Tipps holen. „Wir haben auch beispielsweise Ingenieure als Kunden, die nicht gerne schreiben oder auch Ärzte, die bei einem 14-Stunden-Arbeitstag auch einfach keine Zeit haben, um Bewerbungen zu schreiben“ , erklärt Scherer.

Moralisch bedenklich findet er das Angebot der Bewerbungs-Ghostwriter im Netz nicht. „Im Wort Bewerbung steckt ja schon Werbung. Wir erfinden natürlich auch nichts, sondern helfen unseren Kunden einfach nur dabei, ihre Informationen zu strukturieren und im besten Licht darzustellen. Wir haben auch viel positives Feedback von Personalern bekommen. Schließlich macht eine übersichtliche Bewerbung auch ihre Arbeit leichter.“

Dem stimmt auch HR-Experte Ullah zu. Er glaubt ebenfalls, dass es durchaus legitim ist, sich online Hilfe für den Bewerbungsprozess zu holen. Es sei nichts dagegen einzuwenden, wenn Bewerber sich im besten Licht darstellen wollen. „Sie werfen einem Bewerber im Vorstellungsgespräch schließlich auch nicht vor, dass er sein Hemd gebügelt oder seine Haare gekämmt hat.“

Algorithmen statt Anschreiben

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Christian Scherer. Image by richtiggutbewerben.de

Doch auch wenn Robindro Ullah die Dienstleistungen von Onlineportalen wie richtiggutbewerben.de schätzt, würde er sich wünschen, dass Unternehmen in Deutschland den Bewerbungsprozess insgesamt moderner und vor allem zeiteffizienter gestalten würden. Gerade das Anschreiben hält er für überholt. Damit würden Personaler viel Zeit verlieren, vor allem im internationalen Vergleich. „In Ländern wie Brasilien oder China zählt wirklich nur der Lebenslauf. So kann man sehr schnell feststellen, ob jemand fachlich passt oder nicht. Ob der Kandidat dann auch zur Unternehmenskultur passt, stellt man dann sowieso erst im Bewerbungsgespräch fest. Das Anschreiben könnte man sich also komplett sparen.

Ullah findet auch, dass Bots oder Algorithmen beim Auswählen von Lebensläufen eine große Hilfe sein könnten. So könnten Bewerber im automatisierten Prozess schneller, aber auch objektiver ausgesucht werden und die Personalabteilung würde viel Zeit sparen. Auch Quereinsteiger könnten zum Beispiel über eine Random-Funktion im Algorithmus eher eine Chance bekommen, meint Ullah.

Einen weiteren spannenden Zukunftstrend sieht er in Videobewerbungen: „Bewerber haben so die Möglichkeit, sich ganz individuell zu präsentieren und die HR-Abteilung kann schnell sehen, ob ein Kandidat interessant ist für das Unternehmen.Bewerbungsapps wie Selfiejobs aus Schweden nutzen genau dieses Medium, um Unternehmen mit Bewerbern schnell und unkompliziert zusammenzubringen. Bei Selfiejobs stellen sich Bewerber in kurzen Videos vor und können dann nach dem Tinder-Prinzip je nach Interesse der Unternehmen, entweder nach rechts oder nach links gewischt werden.

All das ist in Deutschland derzeit aber noch Zukunftsmusik – auch, weil eine rein visuelle Auswahl von Bewerbern rechtliche Bedenken auslöst. Fürs Erste wird es wohl noch dauern, bis sich die Bewerbung 2.0 wirklich durchsetzt. Davon ist auch Christian Scherer überzeugt: „Ich bin mir ganz sicher, dass es die klassische Bewerbung in Deutschland noch sehr lange geben wird.“


Image (adapted) „Bewerbung“ by loufre (CC0 Public Domain)


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