Der Fachkräftemangel und die hohen Personalkosten lassen viele deutsche Unternehmen bei IT-Projekten in das Nachbarland schielen. Polen entwickelt sich als IT-Zentrum im EU-Raum immer weiter, bietet kostengünstige Projektabwicklungen und erfahrene Softwareentwickler für kleine sowie große Projekte. Damit die flexible Unterstützung für deutsche Unternehmen nahtlos in den Arbeitsprozess integriert werden kann, müssen aber einige wichtige Faktoren berücksichtigt werden.
Zusammenarbeit DSGVO-konform und EU-Recht bei geistigem Eigentum
Geht es um den Bau oder die Weiterentwicklung von Software, kommen Fremdfirmen mit sensiblen Unternehmensdaten in Kontakt. Mit Datenbanken legen deutsche Betriebe ihre wertvollsten Informationen in die Hände fremder Unternehmen. Der Vorteil beim IT-Outsourcing in das benachbarte Ausland ist hier die DSGVO-konforme Zusammenarbeit. Alle Softwareentwickler und IT-Agenturen aus Polen müssen dieselben Datenschutzvorgaben einhalten wie Unternehmen hierzulande. Durch die EU-weite Datenschutzgrundverordnung wird auch außerhalb bestehender Verträge bereits eine Rechtssicherheit geschaffen. Diese fehlt beispielsweise immer dann, wenn Betriebe Offshore-Unternehmen aus dem EU-Ausland anheuern. Hier kann zwar meist noch weiter an der Kostenschraube gedreht werden, im Zweifel kann es während oder auch nach der Zusammenarbeit zu Datenschutzverletzungen kommen. Diese werden in der EU mit hohen Strafen sanktioniert und können einem deutschen Unternehmen auch die gute Reputation kosten.
Die gemeinsam bindende DSGVO regelt unter anderem folgende wichtige Punkte:
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Rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten
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Informations- und Dokumentationspflichten
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Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
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Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen
Da Fremdfirmen beim IT-Outsourcing im Softwarebereich häufig auch Zugang zum Quellcode bereits bestehender Architektur erhalten, spielt in weiterer Folge eine Rechtssicherheit rund um das Geistige Eigentum eine wichtige Rolle. Deutschland und Polen setzen europäische Richtlinien zum Urheberrecht und zum Schutz geistigen Eigentums um. Doch Vorsicht: Der Quellcode gehört nicht immer automatisch dem Auftraggeber. Im Vertrag sollte daher ausdrücklich geregelt werden, dass sämtliche Nutzungs- und Verwertungsrechte auf das deutsche Unternehmen übertragen werden. Besonders wichtig ist das, wenn neue Software über Fremdfirmen für den Eigengebrauch entwickelt wird.
Schnelle Integration polnischer Entwickler
Polen bietet nicht nur einen der größten IT-Sektoren in Osteuropa, das deutsche Nachbarland gehört bereits seit vielen Jahren zum absoluten Vorreiter in puncto Outsourcing. Vor allem die USA mit großen Unternehmen wie Google oder Amazon sind bereits seit vielen Jahren fest in der polnischen Wirtschaft verankert. Doch auch deutsche Unternehmen wie die Lufthansa haben ihre F&E-Abteilungen im IT-Bereich zum Teil bereits nach Polen ausgelagert. Durch die langjährige Erfahrung mit internationalen Projekten lassen sich polnische Entwickler problemlos und schnell in allerlei Aufgaben integrieren. Selbst größere Projekte mit Teamlead und Entwicklungsprozesse wie Scrum oder Kanban lassen sich qualitativ sauber und zeiteffizient in die Tat umsetzen. Dass Auftraggeber und Agentur in derselben Zeitzone arbeiten, zahlt ebenfalls auf eine saubere Projektarbeit ein. Für Daily Stand-ups und Sprint Reviews müssen keine Kompromisse bei Timeslots gemacht werden. Ganz anders sieht das aus, wenn Offshore-Standorte wie Indien in Betracht gezogen werden. Polnische IT-Agenturen wie Scalo haben mittlerweile auch spezielle Kundenbetreuer für deutschsprachige Unternehmen integriert. Für komplexe Sachverhalte müssen Sie so keine Abstriche bei der Kommunikation machen. Ein zentraler Ansprechpartner erleichtert aber auch den täglichen Projektalltag und dient als wichtige Schnittstelle zwischen den Stakeholdern und den Softwareentwicklern.
Flexible Skalierung für schwankenden Bedarf
Bei der Entwicklung und Instandhaltung von Software kommt es häufig zu einem schwankenden Bedarf. Kritische Sicherheitslücken müssen schnell geschlossen werden, die Entwicklung neuer Updates kann hingegen problemlos mit festen Ressourcen geplant werden. In einem solchen Fall ist es wichtig, einen starken Projektpartner zur Hand zu haben. Polnische Agenturen bieten mittlerweile häufig ein dynamisches Team, das eine Skalierung auf zwei bis 20+ Mitarbeiter in der Softwareentwicklung erlaubt. Deutsche Unternehmen sparen sich dabei den Recruiting-Prozess und können den schwankenden Bedarf problemlos abfedern. Wichtig ist dabei nicht nur die Skalierung nach oben, sondern auch der Abzug von Personal ohne Probleme. Wurde eine Software erfolgreich in den Live-Betrieb gebracht, wird das Team zwangsläufig kleiner. Um unnötige Projektkosten zu sparen, sollte die Skalierung nach unten hier bereits vorab besprochen und vertraglich festgehalten werden.
Spezialwissen gezielt einkaufen
Viele IT-Projekte erfordern spezifisches Fachwissen, das abseits in Unternehmen kaum benötigt wird und noch dazu sehr viel Geld im Personal bindet. Die vielschichtigen Themen der Softwareentwicklung reichen mittlerweile von KI bis Appentwicklung. Durch die Zusammenarbeit mit polnischen Agenturen kann das Know-how gezielt eingekauft werden. Die IT-Dienstleister bieten ein breites Portfolio an Leistungen an und können so das benötigte Expertenwissen gezielt einsetzen. Für Kunden aus Deutschland hat das den Vorteil, auch komplexe Projekte mit gutem Gewissen aus der Hand geben zu können. Das gilt übrigens auch für aufstrebende Startups in den Bereichen FinTech oder Medizintechnik. Polen gilt in beiden Bereichen als wichtiger Sparringpartner für Unternehmen innerhalb und außerhalb Europas.
Tagessatz, Projektbasis oder langfristige Betreuung
Die flexible Unterstützung für deutsche Unternehmen zeigt sich auch in der Preisgestaltung. Kein Projekt ist zu klein oder groß, um nicht abgewickelt werden zu können. Nicht immer braucht es große Projektteams mit Team Leads oder langfristiger Betreuung. „Einfache“ oder einmalige Aufgaben in der Softwareentwicklung lassen sich gezielt über vorab definierte Tagessätze outsourcen. Sind die Anforderungen doch umfangreicher, werden vorab bereits Tarife auf Projektbasis oder zur langfristigen Betreuung mit abgestelltem Personal vertraglich festgelegt.
Foto: Pexels.com / Rashed Paykary
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