Ihr seid auf der Suche nach Fachpersonal und wollt den Einstellungsprozess effizienter und schneller gestalten? In der heutigen Zeit erhaltet ihr Bewerbungen nicht mehr ausschließlich per Post. Potenzielle Kandidaten nutzen viele unterschiedliche Kanäle, um euch ihre Unterlagen zukommen zu lassen. Gleichzeitig müsst ihr euch darum kümmern, die Termine für Bewerbungsgespräche zu vereinbaren und am besten direkt auf jede Anfrage antworten. All diese Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, gestaltet sich nicht immer einfach.

Laut dem SmartRecruiters Global Recruiting Benchmark dauert es in Deutschland mittlerweile durchschnittlich 55 Tage, bis eine offene Stelle mit einem passenden Bewerber besetzt werden kann. Für diese Analyse wurden mehr als 5,1 Millionen Online-Bewerbungen ausgewertet. Pro offener Stelle erhalten Arbeitgeber durchschnittlich 48 Bewerbungen. Circa 5,4 % der Kandidaten werden zu einem Gespräch eingeladen und um die 1,4 % erhalten im Anschluss ein Jobangebot. Gutes Personal ist rar gesät und ihr müsst schnell reagieren, um dieses nicht an andere Unternehmen zu verlieren.

Auch die Anzahl der offenen Stellen in Deutschland bleibt auf einem hohen Niveau. Im 2. Quartal dieses Jahres (2025) waren laut der IAB-Stellenerhebung circa 1,06 Millionen Stellen unbesetzt. Die Bundesagentur für Arbeit weist in ihrer jährlichen Engpassanalyse zudem Berufsfelder aus, in welchen es besonders schwierig ist, Personal zu finden. Anhand dieser Daten lässt sich deutlich erkennen, dass jeder einzelne eingesparte Tag von Bedeutung ist. Ein strukturierter und effizienter Einstellungsprozess ist die Grundlage und moderne Recruiting-Software kann die Lösung sein.

Das kann moderne Recruiting-Software für euch leisten: Die wichtigsten Vorteile für den Einstellungsprozess 

Durch die Nutzung einer modernen Recruiting-Software könnt ihr Stellenanzeigen sehr viel schneller anfertigen und zur selben Zeit auf zahlreichen Jobbörsen veröffentlichen. Bewerbungen erhaltet ihr anschließend gebündelt über einen einzigen Kanal, was das Auswahlverfahren effizienter gestaltet. Ihr könnt die Bewerbungsgespräche direkt aus der Software heraus einplanen. Außerdem müsst ihr euch nicht mehr mit Hunderten von E-Mails auseinandersetzen. Zudem seht ihr, welche Kanäle euch wirklich Bewerbungen einbringen. Auf diese Weise könnt ihr euer Budget gezielt dort einsetzen, wo es Früchte trägt. 

Im Endeffekt kann der Einsatz von Recruiting-Software für euch weniger Aufwand, schnellere Abläufe und Zusagen, die rechtzeitig eintreffen, bedeuten. Im Anschluss lernt ihr 5 Recruiting-Softwarelösungen kennen.

Factorial: Einstellungsprozess und Personalverwaltung auf einer Oberfläche gebündelt

Factorial lässt euch den gesamten Bewerbungsprozess an einem Ort durchführen und steuern. Die Software ist unter factorialhr.de/recruiting-software als kostenlose Demoversion zu finden und bietet euch zahlreiche Vorlagen für eure Stellenanzeigen, welche sich somit im Handumdrehen erstellen lassen. Der Tonfall lässt sich individuell an euer Unternehmen anpassen. Im Anschluss habt ihr mit Factorial die Möglichkeit, die Ausschreibung per Multiposting auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig zu veröffentlichen. 

Wenn Bewerbungen eingehen, landen diese bei Factorial automatisch in einer übersichtlichen Liste. Die Verwaltung gestaltet sich hier sehr einfach. Kandidaten könnt ihr komfortabel per Mausklick Schritt für Schritt vom ersten Blick auf die Unterlagen bis zur Zusage anordnen. Ihr braucht also keine Excel-Liste. Das spart euch wertvolle Zeit und Arbeit.

Bewerbungsgespräche und weitere Termine lassen sich mit Factorial ohne viel E-Mail-Verkehr planen und die Software schlägt euch automatisch Zeiten vor. Zudem verschickt sie die Einladungen mit Kalender-Eintrag und Video-Link und erinnert euch an die Termine. Eure Fachbereiche geben kurze Bewertungen über ein einheitliches Formular ab. Dadurch sind die Bewertungen bei Factorial vergleichbar und Entscheidungen können sehr viel schneller getroffen werden.

Vielversprechende Bewerber, für die ihr heute noch keine passende Stelle habt, könnt ihr mit Factorial ganz einfach konform den Regulierungen des Datenschutzes abspeichern und später auf diese zurückkommen. Die Einwilligungen der Bewerber und die Löschfristen für die Datensätze werden automatisch hinterlegt. 

Wenn ihr euch schlussendlich dazu entschieden habt, einen Kandidaten einzustellen, werden die Daten direkt in die HR-Module (Stammdaten, Urlaub, Arbeitszeit, Entwicklung) übertragen. Ihr müsst euch mit Factorial also nicht die Arbeit machen, alles doppelt einzugeben.

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Greenhouse: Bewerbungsgespräche klarer planen und vereinfachte Bewertung

Wenn ihr Greenhouse nutzt, könnt ihr für jede offene Stelle einen Interviewplan festlegen. Ihr könnt im Voraus bestimmen, welche Bewerbungsgespräche stattfinden sollen, welche spezifischen Fähigkeiten geprüft und welche Fragen gestellt werden. Auf diese Weise könnt ihr Bewerbungsgespräche standortübergreifend vereinheitlichen. Die Bewerber erhalten somit allesamt dieselben Chancen.

Nachdem ein Bewerbungsgespräch abgeschlossen ist, füllen die Interviewer ein kurzes, einheitliches Bewertungsformular aus. So erkennt ihr direkt, wo genau die Stärken einzelner Kandidaten liegen und an welchen Stellen es hapert. Der gesamte Vorgang läuft ohne lange E-Mail-Ketten ab. Greenhouse bietet euch zudem einen „Kalender-Sync“. Einladungen, Erinnerungen und Video-Links werden automatisch synchronisiert und auch wenn ein Termin verschoben werden muss, bleibt der Vorgang stets nachvollziehbar.

Ähnlich wie bei Factorial könnt ihr bei Greenhouse bei der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung einsehen, welcher Kanal euch die vielversprechendsten Ergebnisse liefert. Falls ihr bereits Eignungstests, Background-Checks oder weitere HR-Systeme nutzt, könnt ihr diese über die vorhandenen Integrationen von Greenhouse sauber einbinden, ohne eure Abläufe neu bauen zu müssen.

Lever: Kandidaten aktiv pflegen und zur richtigen Zeit kontaktieren

Lever ermöglicht es euch, ähnlich wie in einem CRM, Bewerber aktiv zu pflegen. Mit Lever könnt ihr individuelle Reihen von E-Mails einrichten. So zum Beispiel eine freundliche erste Nachricht gefolgt von einem Reminder und ein kurzes Update, sobald eine passende Stelle frei wird. Der gesamte Vorgang läuft automatisch ab. So könnt ihr euch Bewerber warmhalten, ohne dass ihr jede einzelne Mail selbst schreiben und versenden müsst.

In der Historie von Lever seht ihr auf einen Blick, ob es bereits Gespräche gab und warum es damals nicht gepasst hat. Auf diese Weise könnt ihr später gezielt einsteigen, statt wieder bei null anzufangen. Eure Fachbereiche können ihr Feedback in fertigen Vorlagen abgeben. Sollten Rückmeldungen fehlen, sorgt die Software nach einer festgelegten Zeit von selbst dafür, dass die betreffenden Personen benachrichtigt werden.

Lever bietet euch einen übersichtlichen Talentpool, in dem ihr innerhalb von Sekunden nach Fähigkeiten, Erfahrungslevel, Standort oder Tags filtern könnt. Für Rollen, die ihr öfter besetzt, findet ihr so schnell den passenden Bewerber.

Workable: Der schnelle Allrounder mit Künstlicher Intelligenz

Workable vereinfacht den gesamten Einstellungsprozess mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Durch den Einsatz von KI lässt sich der Entwurf eurer Stellenanzeige schnell anfertigen. Auch den Tonfall könnt ihr mit Workable innerhalb weniger Minuten anpassen. Eure Karriereseite ist schnell online und funktioniert auch auf dem Smartphone, damit Bewerber ihre Unterlagen bequem und ohne lange Formulare mobil einreichen können.

Durch Multiposting könnt ihr eure Stellenanzeige mit Workable gleichzeitig auf mehreren Jobportalen schalten. Kurze Beiträge für soziale Netzwerke wie LinkedIn oder Facebook könnt ihr direkt mit erstellen und freigeben. Auch die Terminplanung läuft zentral im System ab. Ihr könnt freie Zeitfenster auswählen und Einladungen zu Vorstellungsgesprächen versenden. Die Software erinnert euch automatisch an die Gespräche. 

In den Standardberichten von Workable erkennt ihr auf einen Blick, wie lange einzelne Schritte dauern, welche Plattformen Bewerbungen einbringen und wie viele Bewerbungen schließlich zu Zusagen führen.

Teamtailor: Gute Erfahrung für Bewerber und starke Karriereseiten

Mit Teamtailor könnt ihr eure Karriereseiten selbst gestalten. Fügt Bilder, kurze Mitarbeitergeschichten und Videos ein und zeigt die Vorteile eures Unternehmens klar auf. Bei Bedarf könnt ihr mit Teamtailor auch eigene Seiten für bestimmte Zielgruppen erstellen. So etwa für den Vertrieb, die IT oder Auszubildende. Teamtailor sorgt dabei für einen modernen Auftritt, der die Bewerber direkt anspricht und sie motiviert, den Bewerbungsprozess auch wirklich abzuschließen.

Sollte jemand keine passende Stelle finden, kann er sich direkt über die Software bei euch registrieren. So könnt ihr gezielt einen Pool vielversprechender Kandidaten aufbauen und später auf diese zurückkommen. Teamtailor bietet euch zudem eine automatische Benachrichtigungsfunktion. Bewerber bleiben also stets auf dem Laufenden, ohne dass ihr selbst E-Mails schreiben müsst.

Bei Teamtailor seht ihr in der Pipeline jederzeit, welcher Schritt im Bewerbungsprozess ansteht, welcher Kandidat bereits bewertet wurde und wo Probleme auftreten. So könnt ihr Leerlauf vermeiden, Abläufe beschleunigen und hinterlasst einen professionellen Eindruck bei den Bewerbern. Teamtailor unterstützt euch aktiv dabei, die Erfahrung der Bewerber zu verbessern und euren Einstellungsprozess effizienter zu gestalten.

Die passende Recruiting-Software für euer Unternehmen auswählen: So geht ihr vor

Ihr fragt euch, wie ihr herausfinden könnt, welche Recruiting-Software am besten zu euren individuellen Anforderungen passt? Ein kurzer Praxistest anhand einer echten offenen Stelle kann euch helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Wählt eine typische zu besetzende Stelle, beispielsweise im Vertrieb oder in der IT und bildet den gesamten Einstellungsprozess in zwei Anwendungen nach. Erstellt eine Anzeige und veröffentlicht diese. Prüft Bewerbungen und plant die Vorstellungsgespräche. Holt euch Feedback ein und verschickt Zusagen oder Absagen.

Macht euch vorher ein Bild davon, welchen Bereich eures derzeitigen Prozesses ihr verbessern möchtet. Diese Engpässe gelten für euch als Maßstab für die Auswahl der passenden Recruiting-Software.

So testet ihr Recruiting-Software:

• Wählt zwei Lösungen aus und bildet denselben Prozess komplett ab
• Beobachtet dabei genau, wo Zeit gespart wird und wo Abläufe ins Stocken geraten
• Prüft, ob mobile Bewerbungen ohne Probleme funktionieren
• Bittet eure Mitarbeiter, Angestellten und/oder Kollegen um Feedback aus ihrem Blickwinkel
• Haltet fest, welche Funktionen euch am besten weiterhelfen

Anschließend legt ihr einige konkrete Ziele fest. Diese können kürzere Reaktionszeiten, eine schnellere Besetzung von Stellen oder eine Reduktion von Abbrüchen sein. Aktiviert die automatischen Erinnerungen, falls einzelne Schritte zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Der Praxistest gestaltet sich in den meisten Fällen ganz besonders aufschlussreich. Lassen sich Bewerbungsgespräche mit wenigen Klicks inklusive Video-Link planen? Werden Bewertungsbögen genutzt oder verschwindet Feedback wieder in E-Mails? Wenn mobile Bewerbungen in Minuten erledigt sind und ihr klar erkennen könnt, welche Kanäle zur Besetzung von Stellen führen, habt ihr eure Recruiting-Software gefunden.

Schnell, smart und strukturiert: Recruiting-Software kann euren Einstellungsprozess deutlich effizienter gestalten

Die Auswahl der passenden Recruiting-Software entscheidet heute maßgeblich über den Erfolg eurer Personalbeschaffung. Der anhaltende Fachkräftemangel, steigende Bewerberzahlen pro Stelle und die Vielzahl unterschiedlicher Kommunikationskanäle verlangen nach klar strukturierten Prozessen und digitalen Lösungen, die euch in der Praxis wirklich entlasten.

Ob Factorial, Greenhouse, Lever, Workable oder Teamtailor: Alle genannten Recruiting-Softwarelösungen bieten euch Unterstützung, unterscheiden sich jedoch deutlich in ihren Stärken. Während Factorial die gesamte HR-Verwaltung integriert, überzeugt Greenhouse mit klaren Interviewstrukturen. Lever erleichtert euch das aktive Bewerbermanagement, Workable nutzt KI und Teamtailor sorgt mit mobil optimierten Karriereseiten für eine positive Erfahrung für die Bewerber.

Entscheidend ist, dass die Software nicht nur viele Funktionen bietet, sondern wirklich zu euren Abläufen passt. Führt deshalb einen kurzen Praxistest mit einer echten Stelle durch. Achtet darauf, wie intuitiv sich das System bedienen lässt, ob eure Fachbereiche aktiv eingebunden werden und ob ihr schnell erkennt, welche Kanäle tatsächlich zu erfolgreichen Einstellungen führen.

Am Ende ist die beste Recruiting-Software diejenige, die eure Prozesse vereinfacht, euch Zeit spart, den Bewerbern einen professionellen Eindruck vermittelt, euren Einstellungsprozess effizienter macht und euch einen klaren Vorteil im Wettbewerb verschafft.

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Bilder:

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