Es ist kein Geheimnis: Der Mittelstand steht unter Druck. Märkte verändern sich schneller als je zuvor, Kunden erwarten mehr, und die digitale Transformation wartet nicht. Doch was treibt Unternehmen wirklich dazu, ihr ERP-System zu wechseln? Eine aktuelle Erhebung von microtech unter 130 mittelständischen Unternehmen liefert überraschende Einblicke – und zeigt: Die Gründe sind vielfältiger als gedacht.

Der Haupttreiber: Wenn Wachstum zur Herausforderung wird
Mehr als die Hälfte aller Unternehmen (53 %) nennen Unternehmenswachstum und neue Geschäftsmodelle als Hauptgrund für den ERP-Wechsel. Ein bemerkenswerter Befund, der zeigt: Es ist nicht das Scheitern, das Veränderung antreibt – es ist der Erfolg.
Stell dir vor, dein Unternehmen floriert: Die Auftragsbücher sind voll, neue Märkte öffnen sich, innovative Geschäftsmodelle entstehen … Eigentlich ein Grund zum Feiern. Doch dann kommt die ernüchternde Erkenntnis: Das ERP-System, das dich jahrelang begleitet hat, kann nicht mehr mithalten. Jeder neue Kunde wird zur Belastungsprobe, jede Expansion zur IT-Herausforderung und jedes innovative Geschäftsmodell scheitert an starren Systemgrenzen.
Das ist die paradoxe Situation vieler Mittelständler: Der eigene Erfolg wird zur Wachstumsbremse, weil die digitale Infrastruktur nicht mitzieht.

Die versteckten Zeitfresser: Viele Tools, wenig Übersicht
Fast jedes zweite Unternehmen (48 %) kämpft mit zunehmender Systemfragmentierung. Kennst du das? Für jeden Prozess gibt es ein eigenes Tool. Die Buchhaltung arbeitet mit Software A, der Vertrieb mit CRM B, das Lager nutzt System C, und irgendwo dazwischen versucht Excel, alles zusammenzuhalten.
Diese Tool-Wildnis kostet nicht nur Nerven, sie kostet bares Geld. Daten müssen manuell übertragen werden. Fehler schleichen sich ein. Mitarbeiter verbringen Stunden damit, Informationen zwischen Systemen hin- und herzuschubsen. Zeit, die für wichtigere Aufgaben fehlt. Jene Zeit, in der deine Konkurrenz womöglich schon drei Schritte weiter ist.

Der leise Killer: Geringe Nutzerakzeptanz
Hier kommt ein Punkt, über den selten gesprochen wird: 39 % der Unternehmen wechseln, weil ihre Mitarbeiter das aktuelle System ablehnen. Was nützt das beste System, wenn niemand damit arbeiten will? Mitarbeiter entwickeln Workarounds, umgehen Prozesse, greifen wieder zu Excel – alles, um dem ungeliebten System aus dem Weg zu gehen.
Das Problem dabei: Ein System, das nicht genutzt wird, kann sein Potenzial nicht entfalten. Investitionen verpuffen, Prozessoptimierungen bleiben Theorie. Und am Ende steht die Erkenntnis: Wir brauchen etwas, das unsere Mitarbeiter auch wirklich nutzen wollen.

Wenn die Zeit abläuft: Veraltete Software und Support-Ende
Technologie altert schneller als Wein – und wird dabei leider nicht besser. 31 % der befragten Unternehmen nennen veraltete Software-Architekturen als Wechselgrund. Diese Systeme können moderne Anforderungen schlicht nicht mehr erfüllen. Moderne API-Schnittstellen? Fehlanzeige. Automatisierte Workflows? Nicht vorgesehen. KI-Unterstützung? Davon war bei der Entwicklung noch keine Rede.
Für 23 % wird es noch dramatischer: Der Support läuft aus, es gibt also keine Hilfe bei Problemen mehr. Und auch Updates und Sicherheitspatches bleiben aus. Unternehmen stehen dann vor der Wahl: Mit einem unsicheren, nicht mehr gewarteten System weitermachen und hoffen, dass nichts passiert? Oder wagst du den Sprung und setzt auf moderne Technologie?

Die unterschätzte Kostenfalle: Wenn günstig teuer wird
Interessanterweise nennen nur 11 % hohe Kosten als Hauptgrund für den Wechsel – aber die Zahl täuscht. Denn oft sind es nicht die offensichtlichen Lizenzgebühren, die stören. Es sind die versteckten Kosten: Aufwendige Anpassungen, teure Berater für jeden kleinen Change, explodierende Wartungskosten für veraltete Systeme.
Dazu kommt: Viele Anbieter nutzen ihre Marktposition aus. Preise steigen jährlich, während die Leistung gleichbleibt. Neue Features? Kosten extra. Mehr User? Wird richtig teuer. Am Ende zahlen Unternehmen für ein System, das immer weniger bietet und immer mehr kostet.

Der stille Wissensverlust: Mitarbeiter-Fluktuation als Risiko
Ein oft übersehenes Problem, das immerhin 10 % der Unternehmen zum Wechsel bewegt: Was passiert, wenn der einzige Mitarbeiter, der das ERP-System wirklich versteht, das Unternehmen verlässt? Mitarbeiter-Fluktuation wird zum ernsthaften Risiko, wenn Systemwissen an Einzelpersonen hängt.
Moderne ERP-Systeme müssen so intuitiv sein, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv werden. Sie müssen so gut dokumentiert sein, dass Wissen nicht verloren geht. Und sie müssen so flexibel sein, dass verschiedene Arbeitsweisen möglich sind – nicht nur die eine, die der langjährige Kollege vor zehn Jahren etabliert hat.

Der Blick nach vorn: Was bedeutet das für dein Unternehmen?
Die Studie* von microtech zeigt eines deutlich: ERP-Wechsel sind keine Notlösungen mehr – sie sind strategische Entscheidungen für die Zukunft. Unternehmen wechseln nicht, weil sie müssen. Sie wechseln, weil sie wachsen wollen. Weil sie effizienter werden wollen. Weil sie ihren Mitarbeitern moderne Tools an die Hand geben wollen.
Die Frage ist nicht mehr, ob du dein ERP-System wechseln solltest. Die Frage ist: Kannst du es dir leisten, es nicht zu tun? Flexibilität und Geschwindigkeit entscheiden heute über Erfolg, Daten sind das neue Gold und Mitarbeiter erwarten moderne Arbeitsumgebungen. So wird das richtige ERP-System zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Zeit für Veränderung?
Wenn du dich in einem oder mehreren der genannten Punkte wiedererkennst, ist es Zeit, über Alternativen nachzudenken. Nicht irgendwann. Sondern jetzt. Denn während du noch überlegst, hat deine Konkurrenz womöglich schon gewechselt – und nutzt die Vorteile moderner Systeme für sich.
Die gute Nachricht: Der Wechsel muss kein Albtraum sein. Mit der richtigen Vorbereitung, dem passenden Partner und einem System, das zu deinen Anforderungen passt, wird aus der Herausforderung eine Chance. Eine Chance, Prozesse neu zu denken. Eine Chance, effizienter zu werden. Eine Chance, die digitale Transformation nicht nur mitzumachen, sondern aktiv zu gestalten.
Dein Unternehmen hat es verdient, mit der besten Technologie zu arbeiten. Deine Mitarbeiter haben es verdient, mit modernen Tools produktiv zu sein. Und du hast es verdient, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren – statt ständig gegen Systemgrenzen anzukämpfen.